Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitales Kanzlei-Cockpit

Bei der dhpg Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte GmbH entwickelte ein Team von Auszubildenden im Rahmen des Projekts Digiscouts eine digitale Lösung für ein Problem, das viele Unternehmen kennen: Wichtige Informationen aus dem Arbeitsalltag verteilten sich auf viele Köpfe und Kanäle statt an einem Ort zusammenzulaufen. Mit dem "dhpg – Kanzlei Cockpit" schuf das Team eine zentrale digitale Übersicht, die Wissen bündelt und allen Mitarbeitenden zugänglich macht.

Wichtiges Wissen blieb verstreut

Am Anfang stand die Suche nach Stellen im Arbeitsalltag, an denen Digitalisierung echten Nutzen schaffen kann. Das Team sammelte Probleme und Verbesserungspotenziale und stellte schnell fest, dass relevante Informationen bisher nicht zentral an einer Stelle verfügbar waren. Mitarbeitende mussten Informationen teilweise durch Nachfragen oder persönliche Abstimmungen in Erfahrung bringen. Auch besondere Fachkenntnisse Einzelner waren nicht zentral dokumentiert und blieben somit für Kolleginnen und Kollegen unsichtbar. Mündlich weitergegebene Informationen sorgten zudem für Rückfragen und Missverständnisse und kosteten unnötig Zeit.

Besonders für neue Mitarbeitende war es nicht immer einfach, sich schnell zurechtzufinden, da die Einführung je nach Ansprechperson unterschiedlich ausfiel und wichtige Details unterschiedlich vermittelt wurden. Bei der Wahl der Projektidee war dem Team wichtig, dass sie einen konkreten Nutzen für möglichst viele Mitarbeitende bietet. So entschied sich das Team für das "dhpg – Kanzlei Cockpit", eine zentrale digitale Übersicht, die Informationen bündelt und den Arbeitsalltag erleichtert.

Ein Cockpit bündelt Wissen und spart Zeit

Herzstück des Projekts ist eine standortbasierte Website, auf der sich wichtige Informationen übersichtlich wiederfinden. Ein interaktives Organigramm zeigt, wer im Unternehmen arbeitet, welchem Bereich eine Person angehört und wo sie zu finden ist. Ergänzend machte das Team besondere Fachkenntnisse und "Special Skills" der Mitarbeitenden sichtbar, sodass vorhandenes Wissen im Unternehmen gezielt genutzt werden kann. Ein integrierter Chatbot rundet das Kanzlei Cockpit ab: Er beantwortet häufige und einfache Fragen, etwa zu allgemeinen Regelungen, Ansprechpersonen oder Bürozeiten und entlastet damit den Arbeitsalltag zusätzlich. So entstand aus mehreren Einzelthemen eine gemeinsame digitale Anlaufstelle, die vorher über verschiedene Kanäle verteilt war.

Der Informationsfluss in der Kanzlei hat sich durch das Projekt spürbar vereinfacht. Sowohl bestehende als auch neue Mitarbeitende profitieren davon, dass wichtige Informationen jederzeit zentral abrufbar sind und nicht mühsam zusammengesucht werden müssen. Rückfragen und Suchaufwand nehmen ab, sodass mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben bleibt.

Abstimmungen und Auswahl der Inhalte

Für die Umsetzung teilte das vierköpfige Team die Aufgaben nach Verantwortlichkeiten auf: Ideensammlung und Aufgabenverwaltung, Kommunikation, Terminvereinbarung sowie die Projektleitung mit Koordination des Ablaufs. Anhand eines Zeitplans legten die Azubis verschiedene Meilensteine fest. Dazu gehörten die Vorstellung der Projektidee bei der Geschäftsführung, die Erstellung eines Fragenkatalogs für den Chatbot, die Besprechung der technischen Umsetzung und des Datenschutzes sowie die Sammlung relevanter Informationen zu den Fachkenntnissen der Mitarbeitenden. Anschließend testete eine ausgewählte Gruppe von Mitarbeitenden das Kanzlei Cockpit, begleitet von einem selbst produzierten Erklärvideo zur Einführung. Die größte Herausforderung lag darin, aus der Fülle an Informationen die wirklich relevanten herauszufiltern und übersichtlich aufzubereiten. Gleichzeitig mussten technische Punkte abgestimmt und Datenschutzfragen sorgfältig geklärt werden. Regelmäßige Absprachen und der feste Zeitplan halfen dem Team, diese Punkte gemeinsam zu lösen. Geschäftsführung und Betreuende standen unterstützend zur Seite, ohne dem Team die eigentliche Arbeit abzunehmen.

Ausblick: Aus einer Idee wurde ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags

Besonders viel Freude bereitete dem Team die gemeinsame Arbeit, sodass aus eigenen Ideen Schritt für Schritt ein konkretes Projekt entstand. Spannend war für das Team vor allem, sich intensiv mit den Arbeitsabläufen und Informationswegen des Unternehmens auseinanderzusetzen. Zusätzlich zu den Ausbildungsinhalten haben die Azubis viel über Projektmanagement, Teamarbeit und Digitalisierung gelernt. Durch die intensive Beschäftigung mit dem Thema wurden sie selbst zu Expertinnen und Experten für das Kanzlei Cockpit und können Kolleginnen und Kollegen erklären, welchen Nutzen es bietet und wie es im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann.

Rückblickend war das Projekt für die Azubis eine wertvolle Erfahrung. Sie haben gelernt, ein Projekt von der Idee über die Planung bis zur Umsetzung eigenständig zu begleiten, und erlebt, dass Digitalisierung dann einen konkreten Mehrwert schafft, wenn sie an den tatsächlichen Bedürfnissen des Arbeitsalltags ausgerichtet ist. Das Projekt zeigt, wie auch Auszubildende mit eigenen Ideen Veränderungen anstoßen und aktiv an der Weiterentwicklung eines Unternehmens mitwirken können.