Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitaler Prozess für Lieferscheine

Ideenfindung

Obwohl die KADUR Gruppe bereits viele digitale Werkzeuge nutzt, nahm das Azubi-Team im Rahmen des Digiscouts-Projekts den Auftrag an, bestehende Abläufe zu hinterfragen und Potenziale für weitere Digitalisierung zu identifizieren. Nach einem intensiven Brainstorming und Gesprächen mit den Ansprechpartnerinnen und -partnern fiel die Wahl auf die Lieferscheine. Dieser Prozess war bislang zeitaufwendig und fehleranfällig. Ziel war es, eine Lösung zu finden, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und innerhalb weniger Monate umsetzbar ist.

Nutzen der digitalen Lieferscheine

Im bisherigen Verfahren sammelten sich die Lieferscheine an verschiedenen Orten, bevor sie von Sachbearbeitenden zugeordnet, gescannt und hochgeladen wurden. Das kostete Zeit und band Ressourcen. Mit dem neuen Ablauf übernehmen die Handwerkerinnen und Handwerker die Digitalisierung selbst: Per App Microsoft Lens werden die Lieferscheine mit dem Smartphone gescannt. Dies ermöglicht eine sofortige Erfassung der Projektnummer und Kostenstelle, was die spätere Sortierung und den Abgleich mit Bestellungen deutlich effizienter gestaltet. Anschließend wird der Lieferschein über eine Schnittstelle direkt ins zentrale Ordnersystem hochgeladen. Von dort gelangen die Dokumente automatisch ins Dokumentenmanagementsystem bitfarm und stehen sofort für die Rechnungsprüfung zur Verfügung. Der Nutzen ist deutlich: weniger Papier, schnellere Abläufe, weniger Rückfragen und mehr Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.

Organisation im Team

Die Projektleitung übernahm ein Azubi mit längerer Erfahrung im Betrieb, sodass das gesamte Azubi-Team von den wertvollen Erfahrungswerten und Fachkenntnissen profitieren konnte. Die klare Aufgabenverteilung im Team sorgte dafür, dass jeder seinen Beitrag leisten konnte. Darüber hinaus halfen regelmäßige Besprechungen, den Fortschritt zu sichern und gegebenenfalls nachzusteuern. Besonders positiv empfanden die Azubis die offene Kommunikation, sodass jeder konnte seine Ideen frei äußern konnte und sie als Team schnell die beste Lösung fanden.

Herausforderungen und Erfolge

Eine Herausforderung stellte allerdings das Zeitmanagement dar. Durch Berufsschule, Urlaubszeiten und den normalen Arbeitsalltag standen nur wenige gemeinsame Zeitfenster zur Verfügung. Deshalb arbeiteten die Teammitglieder oft eigenständig und stimmte sich zusätzlich außerhalb des Unternehmens ab. Obwohl dieser Umstand die Zusammenarbeit erschwerte, zeigte er dem Team dennoch, wie wichtig gute Absprachen sind.

Ein Höhepunkt war die Präsentation des Projekts vor der Geschäftsführung. In einem klar strukturierten Vortrag erläuterten die Azubis die Zielsetzung und die geplanten Umsetzungsschritte. Die Reaktion war durchweg positiv, sodass die Geschäftsführung mit Unterzeichnung des Projektsteckbriefs das offizielle „GO“ für die Umsetzung gab.

Fazit der Azubis

Durch unser Projekt haben wir uns intensiv mit den einzelnen Schritten und Abfolgen auseinandergesetzt und eine neue Perspektive über den Arbeitsprozess erlangt. Zudem haben wir wertvolle Erfahrungen in Eigenverantwortung und Teamarbeit gesammelt, die für unsere Zukunft in der Berufswelt unerlässlich sind. Unser Projekt zeigt, dass Digitalisierung nicht nur einfach ist – sondern auch kostenlos sein kann.

Lilou und Kephren