Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitalisierung des Bewertungsbogens

Die Berger Holding GmbH & Co. KG ist ein international tätiger Hersteller von Dreh-, Fräs- und Schleifteilen, der Kunden aus verschiedenen Branchen weltweit beliefert. Als unser Ausbildungsbetrieb hat uns das Unternehmen die Möglichkeit gegeben, im Rahmen des Projektes Digiscouts eigene Ideen einzubringen und digitale Lösungen für interne Prozesse zu entwickeln.

Wir haben uns zunächst in mehreren Meetings getroffen, um Ideen zu sammeln und zu überlegen, welche Prozesse in unserem Unternehmen durch digitale Lösungen optimiert werden können. Ziel war es, bestehende analoge Arbeitsabläufe effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Eine zentrale Herausforderung war es, den traditionellen Bewertungsbogen, der in vielen Bereichen zur Anwendung kommt, zu digitalisieren.

In 6 Phasen zur digitalen Lösung

Phase 1: Ideensammlung und erste Überlegungen

Zu Beginn des Projekts haben wir verschiedene digitale Lösungen und Tools diskutiert, die potenziell für die Digitalisierung des Bewertungsbogens in Frage kommen. In kreativen Workshops haben wir darüber nachgedacht, wie die Nutzerfreundlichkeit und Effizienz gesteigert werden können, und welche Funktionen für die unterschiedlichen Nutzergruppen – von den Auszubildenden bis zu den Führungskräften – sinnvoll wären.

Dabei haben wir uns darauf verständigt, dass die digitale Version des Bewertungsbogens folgende Merkmale beinhalten sollte:

• Automatisierte Auswertung der Eingaben
• Integration in bestehende Systeme (z.B. HR-Software)
• Benutzerfreundliche Oberfläche, die auch von weniger technikaffinen Nutzern leicht bedient werden kann
• Flexibilität in der Anpassung des Bewertungsbogens an unterschiedliche Anforderungen und Abteilungen

Phase 2: Festlegung der Timeline und Aufgabenverteilung

Nachdem die ersten Ideen gesammelt wurden, haben wir eine klare Timeline erstellt, um das Projekt in mehreren Phasen umzusetzen. Wir haben uns konkrete Meilensteine gesetzt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und keine wichtigen Schritte übersehen werden. Parallel dazu haben wir die Aufgaben innerhalb des Teams verteilt, sodass jeder seine spezifischen Aufgaben übernehmen konnte – von der technischen Umsetzung bis hin zur Gestaltung der Benutzeroberfläche.

Phase 3: Kosten-Nutzen-Analyse und Entscheidung

Im nächsten Schritt haben wir eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt, um abzuwägen, ob sich die digitale Umsetzung des Bewertungsbogens auch finanziell lohnen würde. Dabei wurden sowohl die Entwicklungskosten (für die Programmierung und Implementierung) als auch die langfristigen Einsparungen durch Zeitersparnis und Fehlerreduktion berücksichtigt. Nachdem wir die Vorteile der Digitalisierung – wie geringere Papierkosten, schnellere Auswertungen und eine bessere Nachvollziehbarkeit der Bewertungen – in Relation zu den anfallenden Kosten gesetzt hatten, war die Entscheidung klar: Die Digitalisierung des Bewertungsbogens sollte weiterverfolgt werden.

Phase 4: Workshops und regelmäßiger Austausch

Zwischen den einzelnen Phasen des Projekts fanden regelmäßige Workshops statt, in denen wir die Fortschritte präsentierten und uns über aktuelle Herausforderungen austauschten. In diesen Workshops haben wir Feedback von verschiedenen Stakeholdern eingeholt, Anpassungen vorgenommen und Aufgaben innerhalb des Teams neu verteilt, um mögliche Engpässe zu vermeiden. Dieser kontinuierliche Austausch stellte sicher, dass das Projekt in die richtige Richtung ging und alle relevanten Perspektiven berücksichtigt wurden.

Phase 5: Präsentation und Vorstellung bei der Geschäftsleitung

Nach der intensiven Planungsphase war es schließlich an der Zeit, das Projekt der ehemaligen Geschäftsleitung vorzustellen. In einem finalen Meeting haben wir das Konzept des digitalisierten Bewertungsbogens detailliert erklärt, die Vorteile aufgezeigt und die nächsten Schritte für die Umsetzung besprochen. Diese Präsentation war ein wichtiger Schritt, um die Zustimmung der Geschäftsführung zu erhalten und das Projekt offiziell freizugeben.

Phase 6: Präsentation für die Auszubildenden

Zum Abschluss des Projekts haben wir eine Beispielpräsentation für unsere Auszubildenden erstellt, in der wir ihnen das fertige Projekt und die Möglichkeiten des digitalisierten Bewertungsbogens vorgestellt haben. Dabei war uns wichtig, die Vorteile für die Auszubildenden selbst klar darzustellen: Sie können nun ihre Bewertungen schnell und unkompliziert einsehen, erhalten sofortige Rückmeldungen und können ihre Entwicklung effizienter verfolgen.

Fazit

Das Projekt zur Digitalisierung des Bewertungsbogens war ein voller Erfolg. Durch die enge Zusammenarbeit und regelmäßigen Feedbackschleifen konnten wir ein Tool entwickeln, das nicht nur die Arbeitsabläufe vereinfacht, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Bewertungen erhöht. Das digitale System wird es uns ermöglichen, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig den gesamten Bewertungsprozess zu optimieren. Der nächste Schritt wird nun die vollständige Implementierung des digitalen Bewertungsbogens sein, um das System für alle Abteilungen zugänglich zu machen.

Das Projekt hat einmal mehr gezeigt, wie wichtig es ist, die Digitalisierung als Chance zu begreifen und kontinuierlich zu überlegen, welche Arbeitsprozesse durch technische Innovationen verbessert werden können.

Digiscouts-Autoren: 

Mona, Dejan, Nina, Christian