Im Rahmen unseres Azubi-Projekts bei der Rudolf Ostermann GmbH durften wir uns intensiv mit einem Thema beschäftigen, das auf den ersten Blick unscheinbar wirkt, im Arbeitsalltag aber eine große Rolle spielt: die Verwaltung von Druckerverbrauchsmaterialien. In diesem Blogartikel möchten wir euch unser Projekt, unsere Erfahrungen und unsere Erkenntnisse aus Azubi-Sicht vorstellen.
Unser Unternehmen – kurz vorgestellt
Die Rudolf Ostermann GmbH wurde im Jahr 1948 gegründet und ist ein Großhandel für Schreinereibedarf. Neben Möbelkanten, Beschlägen und Werkstattbedarf versendet OSTERMANN auch Möbelelemente auf Maß sowie viele weitere Produkte für den Möbel- und Innenausbau.
Heute arbeiten rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 11 Standorten in ganz Europa. Am Standort Bocholt werden aktuell 18 Auszubildende in verschiedenen kaufmännischen Berufen ausgebildet – unter anderem in den Bereichen IT, Marketing und weiteren Fachrichtungen. Als Teil dieser Ausbildung dürfen wir eigenständig Projekte planen und umsetzen, so auch dieses.
Der Start: Ideenfindung im Team
Zu Beginn unseres Projekts stand die Ideenfindung. In mehreren Meetings sammelten wir gemeinsam mögliche Themen. Da unser Unternehmen bereits stark digitalisiert ist – zum Beispiel bei der Zeiterfassung – war es gar nicht so einfach, neue und sinnvolle Optimierungsmöglichkeiten zu finden.
Um frische Impulse zu bekommen, sprachen wir mit Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichsten Abteilungen, von der Logistik bis hin zum Marketing. Dabei kamen viele interessante Vorschläge zusammen, die unsere Ideenfindung maßgeblich beeinflusst haben. Schließlich wählten wir drei Ideen aus, die wir detaillierter ausarbeiteten und der Geschäftsführung präsentierten. Nach deren Freigabe konnten wir mit der Umsetzung starten.
Projektbeschreibung: Warum Toner zentralisieren?
Am Ende entschieden wir uns für die Zentralisierung und Digitalisierung der Lagerung von Druckerverbrauchsmaterialien, beginnend mit Tonern.
Bislang wurden Bestände, Bestellungen und Lagerungen dezentral von den einzelnen Abteilungen verwaltet. Das führte häufig zu unübersichtlichen Prozessen, doppelten Bestellungen oder sogar Engpässen und Ausfällen. Zusätzlich mussten gesperrte Bestellungen manuell von der IT freigegeben werden, was Zeit und Ressourcen kostete.
Unser Ziel war es, die Lagerung künftig zentral an zwei Standorten – Verwaltung und Logistik – zu organisieren und den Wareneingang zu automatisieren. Aufgrund von Umbauarbeiten in der Verwaltung und des höheren Tonerverbrauchs starteten wir das Projekt zunächst ausschließlich in der Logistik.
Die Vorteile lagen für uns klar auf der Hand:
bessere Übersicht durch digitale Erfassung
frühzeitiges Erkennen von Engpässen
Vermeidung doppelter Bestellungen
Kosteneinsparungen
geringerer manueller Aufwand für die IT
Die Umsetzung in der Praxis
Zuerst suchten wir in der Logistik einen geeigneten und gut erreichbaren Standort für die zentrale Lagerung. Für die technische Umsetzung nutzten wir eine Excel-Tabelle, die wir mithilfe von VBA programmierten.
Über einen Button können die Nutzerinnen und Nutzer die Seriennummer der angelieferten Toner eingeben und erhalten automatisch den passenden Druckernamen. Zusätzlich wird ein Etikett mit Namen und Barcode des Toners gedruckt.
Beim Ausbuchen eines Toners wird ebenfalls ein Button in der Excel-Tabelle genutzt. Der Barcode wird mit einem Handscanner eingescannt, kurz bestätigt – und der Vorgang ist abgeschlossen. So ist der Prozess einfach, schnell und für alle verständlich.
Teamarbeit und Aufgabenverteilung
Die Aufgaben wurden innerhalb unseres Teams sinnvoll und gleichmäßig verteilt. Während der Ideenfindung bereitete jedes Teammitglied einen Vorschlag vor und stellte diesen ausführlich vor.
Nach der Projektfreigabe übernahmen einige Auszubildende mit guten Vorkenntnissen die technische Umsetzung. Andere kümmerten sich um Planung, Organisation und Dokumentation. Durch diese Aufteilung konnten wir unsere individuellen Stärken optimal einbringen und uns gegenseitig unterstützen.
Herausforderungen auf dem Weg
Die technische Umsetzung fiel uns insgesamt leicht. Deutlich herausfordernder war jedoch die organisatorische Planung. Unterschiedliche Schultage, Krankheitsausfälle und Prüfungen machten die Terminfindung nicht immer einfach.
Auch das Tagesgeschäft und andere laufende Projekte erschwerten die Koordination. Dadurch zog sich vor allem die Phase der Ideenfindung länger als ursprünglich geplant. Rückblickend haben wir aber genau daran viel gelernt.
Fazit: Ein erfolgreiches Projekt mit Mehrwert
Durch die positiven Rückmeldungen unserer Kolleginnen und Kollegen und unsere eigene Bewertung sind wir überzeugt, dass unser Projekt erfolgreich war. Neben dem digitalen Fortschritt und der spürbaren Arbeitserleichterung für viele Beteiligte konnten auch wir als Auszubildende wertvolle Erfahrungen sammeln.
Vor allem unsere organisatorischen, kommunikativen und teambezogenen Fähigkeiten haben wir im Laufe des Projekts weiterentwickelt – und genau das macht solche Azubi-Projekte für uns besonders wertvoll.
- © sturti / Getty Images – Weibliche Auszubildende (3524_weibliche-auszubildende.jpg)