Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitale Kalenderbestellung

Immobilien Bremen ist ein Eigenbetrieb der Stadtgemeinde Bremen und als Eigentümervertretung für weite Teile des stadt- und landeseigenen Immobilienbestands zuständig. Das Hauptgeschäft umfasst das ganzheitliche Immobilienmanagement von über 2.000 öffentlich genutzten Gebäuden und Grundstücken, die größtenteils an verschiedene Ämter und Dienststellen vermietet werden. Im Rahmen des Projekts Digiscouts machte sich das Azubi-Team auf die Suche nach einem passenden Digitalisierungsvorhaben und entschied sich schließlich für die jährliche Kalenderbestellung.

Von der E-Signatur zur digitalen Kalenderbestellung

Zu Beginn des Projekts stand das Team vor der Aufgabe, ein passendes Vorhaben zu identifizieren. Um praxisnahe Ideen zu sammeln, ging das Team persönlich durch die Abteilungen und befragte Mitarbeitende direkt nach ihren alltäglichen Bedarfen. Ergänzend dienten eigene Brainstorming-Sessions sowie Gespräche mit den Abteilungsleitungen zur Orientierung. Zur Bewertung stellte das Team den aktuellen Prozess dem angestrebten optimierten Ablauf gegenüber und zog Erfahrungsberichte vergangener Digiscouts-Jahrgänge heran.

Anschließend verglich das Team für zwei favorisierte Ansätze – ein digitales Fahrtenbuch und die E-Signatur – einen detaillierten Vergleich der erforderlichen Mittel und Kosten. Die E-Signatur erschien zunächst vielversprechend, da der IT-Dienstleister Dataport ein passendes Produkt anbot, während beim digitalen Fahrtenbuch die Softwareverfügbarkeit unklar blieb. Da Immobilien Bremen als Betrieb des öffentlichen Dienstes an feste Rahmenbedingungen gebunden ist und Gremienzustimmungen einholen muss, bot die bestehende Dataport-Infrastruktur eine pragmatische Grundlage. Das Team stimmte sich eng mit der IT-Abteilung, externen Sicherheits- und Datenschutzbeauftragten sowie den Betreuenden ab und prüfte die Einhaltung sämtlicher Richtlinien. Schließlich stellte sich heraus, dass sich das Produkt nicht mit den internen Systemen und Prozessen vereinbaren ließ. Im intensiven Austausch mit den IT-Verantwortlichen, der Personalabteilung und dem Office-Team entschieden sich die Azubis daraufhin, den Prozess der jährlichen Kalenderbestellung vollständig zu digitalisieren.

Vom Papierzettel zum digitalen Klick

Während die Kalenderbestellung früher über einen handschriftlichen Zettel erfolgte, der über Team- und Abteilungsleitungen durch das gesamte Haus gereicht und anschließend vom Office einzeln erfasst werden musste, läuft der Prozess heute vollständig digital. Über einen eigens eingerichteten Reiter im Intranet bestellen alle Mitarbeitenden ihre Bürokalender künftig eigenständig per Klick. Eine kurze Anleitung im internen System IB.Wissen unterstützt bei der Nutzung.

Die Digitalisierung befreit nicht nur Führungskräfte von zeitraubenden Weiterleitungen, sondern entlastet vor allem das Office-Team, da die manuelle Zettelerfassung entfällt. Ein entscheidender Vorteil der neuen Lösung lag zudem in der schlanken Organisation. Neben dem Azubi-Team und den Betreuenden waren lediglich die zuständige Person aus dem Office sowie der Intranet-Beauftragte beteiligt, wodurch sich die Kommunikationswege deutlich verkürzten und Feedback direkt umgesetzt werden konnte.

Organisation, Erfolge und Herausforderungen

Zu Beginn neigte das Team dazu, zu groß zu denken, und unterschätzte den Aufwand, der hinter der Digitalisierung vermeintlich einfacher Abläufe steckt. Die Absage der ursprünglichen Idee war ein Dämpfer, doch das Team ließ sich davon nicht entmutigen. Für eine strukturierte Aufgabenverteilung richtete es ein gemeinsames E-Mail-Postfach ein, nutzte Outlook-Aufgaben mit festen Fristen und trug Schul- sowie Urlaubstage in einen gemeinsamen Kalender ein, um den Überblick über die Ressourcen zu behalten.

Neben dem fachlichen Ergebnis war der Lernprozess für die Auszubildenden enorm wertvoll. Sie entwickelten ein hohes Maß an Eigenständigkeit, lernten, auch unter Zeitdruck sachlich zu bleiben und Arbeitsbelastungen im Team auszugleichen. Die monatelange Arbeit über alle sechs Etagen des Hauses hinweg brachte das Team mit verschiedenen Schnittstellen wie der IT, der Personalabteilung und der Hausverwaltung in Kontakt und schweißte es eng zusammen. Die Betreuenden hielten sich bei der operativen Umsetzung bewusst im Hintergrund, standen aber jederzeit als Ansprechpersonen zur Verfügung und halfen bei Rückschlägen mit neuen Impulsen.

Ausblick

Die Geschäftsführung zeigte sich erfreut, dass trotz der wenigen verbleibenden Zeit eine funktionierende und vollständige Lösung entstand und auch aus der Belegschaft kamen rasch positive Rückmeldungen. Das Office prüft bereits, ob sich künftig auch die allgemeine Büromaterialbestellung über das neue Intranet-Modul abwickeln lässt. Die digitale Kalenderbestellung erreicht damit jeden Mitarbeitenden im Haus mindestens einmal im Jahr und bietet zugleich eine solide Basis, an die nachfolgende Digiscouts-Jahrgänge anknüpfen können.