5 Projektabschluss

Die Ergebnisse liegen vor und das Projekt neigt sich seinem formalen Ende zu. Die Erfahrung zeigt, dass in der Abschlussphase vieler Projekte häufig keine vollständige Abnahme der Ergebnisse erfolgt. Es empfiehlt sich aber, eine strukturierte Feedbackrunde und einen Lessons Learned Workshop mit dem Projektteam, den Auftraggebenden und weiteren Stakeholdern durchzuführen. Dabei können wichtige Erkenntnisse und Erfahrungen nicht nur dokumentiert, sondern auch auf Unternehmens-und Prozessebene gesichert werden, damit sie in zukünftige Projekte einfließen können. Das ist besonders wichtig, um aus gemachten Fehlern zu lernen. Solche Meetings bieten zudem die Gelegenheit, zu prüfen, ob weitere Maßnahmen geplant werden müssen, den Erfolg des Projekts angemessen zu würdigen und allen Beteiligten für ihre Mitarbeit zu danken.

Einstiegsfragen

Welche der genannten Aufgaben zum Projektabschluss sind notwendig? Bis wann müssen sie erledigt sein?

Was sind wichtige Erfahrungen, die es für kommende Projekte/Vorhaben festzuhalten gilt?

Ist ein Folgeprojekt relevant? Braucht es weitere Arbeit für die Umsetzung oder Weiterentwicklung?
Wer wäre dafür verantwortlich?

Handlungsimpulse

Um das Projekt erfolgreich abzuschließen und die Lernerfahrungen effizient festzuhalten, empfiehlt es sich, sich mit folgenden Aspekten auseinanderzusetzen:

Projektabnahme und Abschlussplanung
Um den Projektabschluss strukturiert zu planen, sollten Sie frühzeitig klare Erwartungen definieren und Meetings mit den Auftraggebenden, dem Projektteam sowie den Stakeholdern organisieren. Gehen Sie gegebenenfalls noch einmal auf die Projektziele, die Vision, die Wirkung oder den Projektauftrag ein. All dies können Sie mit der Auftraggeberin oder dem Auftraggeber reflektieren beziehungsweise
beurteilen. Klären Sie, wie hoch die Zufriedenheit mit den Ergebnissen ist. Diese Meetings bieten zudem
die Gelegenheit, den Erfolg zu feiern und allen Beteiligten für ihre Arbeit zu danken. Solche Treffen können nicht nur die Beziehungen positiv beeinflussen, sondern auch eine umfassende Reflexion des Projekts ermöglichen. Unterstützung bietet Ihnen das Tool „Projektabschlussbericht“.

Lessons Learned Workshops und Feedbackrunden
Organisieren Sie Lessons Learned Workshops und Feedbackrunden, um wichtige Erfahrungen zu sichern. Hilfreiche Tipps dafür finden Sie in unserem Tool „Lessons Learned Workshop“. Dabei sollten nicht nur die Projektergebnisse selbst, die benötigten zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team und mit anderen Abteilungen und Stakeholdern reflektiert und festgehalten werden. War die Zusammenarbeit insgesamt erfolgreich? Wie lief es im Team, wie mit den Schnittstellen oder möglichen Dienstleistenden? Wie verlief die Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmenden und -gebenden? Welche Wirkung hatte die Projektkommunikation? Was sollte insgesamt betrachtet und unbedingt beibehalten und was zukünftig angepasst werden? Was waren Versäumnisse und welche wertvollen Erkenntnisse wurden gewonnen? Gibt es Punkte, die über das Projekt hinausgehen und das ganze Unternehmen beziehungsweise die ganze Abteilung betreffen?

Während eines Projekts sammeln die Beteiligten oft wertvolle Eindrücke aus den verschiedenen Funktionsbereichen des Unternehmens. Diese Erkenntnisse gehen häufig über das eigentliche Projekt hinaus und bieten Potenzial zur Optimierung von Prozessen und Strukturen im gesamten Unternehmen. Es empfiehlt sich, diese Erfahrungen systematisch zu erfassen und die Ergebnisse mit dem Führungskreis zu besprechen. Dadurch können nicht nur projektbezogene, sondern auch unternehmensweite Verbesserungen angestoßen werden. Dieser Prozess trägt dazu bei, zukünftige Projekte effizienter zu gestalten, potenzielle Fehler zu vermeiden und das gesamte Unternehmen
weiterzuentwickeln.

TOOLS ZUM DOWNLOAD

Projektabschlussbericht
Formular für den Projektabschluss

Lessons Learned Workshop
Workshop-Konzept für die systematische
Erarbeitung der wichtigsten Lernerfahrungen eines Projekts

www.rkw.link/toolspm5

Nachhaltigkeit und Umsetzung sicherstellen
Je nach Projekt und Projektinhalt kann es notwendig sein, die Umsetzung, Implementierung oder den Roll-out der Ergebnisse zu planen. Falls noch nicht geschehen, sollten diese Punkte hier mit den Auftraggebenden besprochen werden. Wurde beispielsweise ein neues Produkt erfolgreich entwickelt, geht es nun darum, eine effiziente Produktion und Vermarktung sicherzustellen. Wenn eine neue Software eingeführt wurde, muss überlegt werden, wer was anders machen muss. Müssen zum Beispiel Mitarbeitende geschult oder Prozesse geändert werden? Werden die notwendigen Folgeschritte vernachlässigt, können auch die besten Projektergebnisse allein nicht zum Erfolg führen. Diskutieren Sie mit den Stakeholdern oder der Geschäftsführung, welche weiteren Maßnahmen erforderlich sind und ob gegebenenfalls ein Folgeprojekt angestoßen werden sollte. Oft liegt jedoch die Verantwortung für die nachhaltige Umsetzung und damit den wirtschaftlichen Erfolg des Projekts nicht mehr bei den Macherinnen oder Machern, sondern in anderen Funktionsbereichen. In mittelständischen Unternehmen ist es in der Regel die Geschäftsführung, die die Umsetzung sicherstellen muss. Ohne die Aufmerksamkeit und den Einsatz des Managements besteht die Gefahr, dass die Projektergebnisse ungenutzt bleiben. Seien Sie hier also wachsam und unterstützen Sie Ihre Auftraggeberin oder Ihren Auftraggeber bei Bedarf bei diesen Überlegungen.

REFLEXIONSBOX

1. Formulieren Sie im ersten Schritt die konkreten Projektergebnisse:
   
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2. Halten Sie Ihre persönlichen Erwartungen an den Projektabschluss und die Projektabnahme fest:
   
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3. Überlegen Sie, wer für die Abnahme und die Ergebnisse des Projekts verantwortlich ist:
   
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4. Wurden Feedbackrunden oder Lessons Learned Workshops mit allen am Projekt Beteiligten durchgeführt? 
   Wenn ja, notieren Sie hier die wichtigsten Ergebnisse (Learnings des Projekts):
   
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5. Welche weiteren Maßnahmen müssen bis wann zur Umsetzung der Projektergebnisse durchgeführt werden?
   
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