Azubis digitalisieren ihren Betrieb: Digitales Azubiportal

Die Unternehmensgruppe Terhalle GmbH aus Ahaus-Ottenstein ist ein mittelständisches Unternehmen mit rund 650 Mitarbeitenden. Die Tätigkeitsfelder reichen vom Holz- und Fensterbau über den Innenausbau bis hin zum Industrie-, Gewerbe- und Objektbau. Neben dem operativen Geschäft spielt die Ausbildung im Unternehmen eine wichtige Rolle. In diesem Zusammenhang nahm Terhalle am Projekt Digiscouts teil, bei dem Auszubildende eigene Ideen zur Digitalisierung von Arbeitsprozessen entwickeln und umsetzen.

Auf der Suche nach digitalen Verbesserungen

Im Rahmen des Digiscouts-Projekts hatten wir Auszubildenden die Aufgabe, Digitalisierungspotenziale im Unternehmen zu identifizieren. Die zentrale Frage lautete: Wo können digitale Lösungen Abläufe effizienter, schneller oder übersichtlicher machen? Begleitet wurden wir während des gesamten Projekts von erfahrenen Coaches und unseren Ausbildern. In regelmäßigen digitalen Austauschrunden konnten wir unsere Ideen diskutieren, voneinander lernen und offene Fragen klären.

Vom Brainstorming zur konkreten Idee

Zu Beginn starteten wir mit einem gemeinsamen Brainstorming und betrachteten unseren Ausbildungsalltag genauer. Dabei wurde schnell deutlich, dass wichtige Informationen für Auszubildende an vielen unterschiedlichen Stellen abgelegt waren – etwa in Papierform, in einzelnen E-Mails oder auf verschiedenen Laufwerken. Besonders für neue Auszubildende war es dadurch oft schwierig, sich schnell zurechtzufinden.

Aus diesen Beobachtungen heraus sammelten wir verschiedene Ideen, um den Einstieg zu erleichtern und bestehende Prozesse zu optimieren. Nach einer Bewertung der Vorschläge hinsichtlich Aufwand und Nutzen entschieden wir uns für die Entwicklung eines digitalen Azubiportals. Unser Ziel war es, eine Lösung zu schaffen, die nicht nur kurzfristig unterstützt, sondern langfristig in der Ausbildung eingesetzt werden kann.

Strukturierte Teamarbeit als Grundlage

Innerhalb des Teams organisierten wir uns selbstständig und verteilten die Aufgaben entsprechend unserer Interessen und Stärken. Während sich einige von uns mit der technischen Umsetzung beschäftigten, kümmerten sich andere um die Struktur der Inhalte oder das Design des Portals. Die enge Zusammenarbeit mit unseren Ausbildern und Coaches war dabei eine große Unterstützung, da wir regelmäßig Feedback erhielten und unser Projekt weiterentwickeln konnten.

Das Azubiportal als zentrale Informationsplattform

Das Ergebnis unserer Arbeit ist ein digitales Azubiportal, das alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort bündelt. Dort finden sich unter anderem Berichte zu den verschiedenen Abteilungen, Anleitungen und Hilfestellungen für den Arbeitsalltag sowie eine Übersicht über wichtige Termine. Auch wiederkehrende Aufgaben wie der Botengangsplan oder die Mittagsvertretung sind digital hinterlegt und können bei Änderungen direkt angepasst werden.

Alle Inhalte sind jederzeit aktuell und sowohl am PC als auch mobil abrufbar. Im Vergleich zu früheren, papierbasierten oder schwer auffindbaren Informationen sorgt das Portal für deutlich mehr Übersichtlichkeit. Besonders neue Auszubildende profitieren davon, da sie sich schneller orientieren und eigenständiger arbeiten können.

Feedback als fester Bestandteil

Ein wichtiger Bestandteil des Projekts ist das integrierte Feedbacksystem. Über dieses können alle Nutzerinnen und Nutzer regelmäßig Rückmeldungen geben und Verbesserungsvorschläge einbringen. Dadurch bleibt das Azubiportal ein dynamisches Projekt, das kontinuierlich weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Auszubildenden angepasst wird.

Lernen über den Ausbildungsalltag hinaus

Während der Projektarbeit konnten wir nicht nur fachliche Kenntnisse im Bereich Digitalisierung erwerben, sondern auch unsere Kompetenzen in Teamarbeit, Kommunikation und Projektmanagement stärken. Eine besondere Herausforderung stellte das Zeitmanagement dar, da das Projekt parallel zur regulären Ausbildung umgesetzt wurde. Durch gute Absprachen und klare Prioritäten ließ sich diese Herausforderung jedoch erfolgreich bewältigen.

Positive Rückmeldungen aus dem Unternehmen

Die Reaktionen im Unternehmen waren durchweg positiv. Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen empfanden das Azubiportal als hilfreiche Unterstützung im Alltag. Einige beteiligten sich sogar aktiv, indem sie eigene Inhalte für das Portal zur Verfügung stellten.

Ein Projekt mit nachhaltigem Mehrwert

Besonders motivierend war für uns die eigenverantwortliche Arbeit und die Möglichkeit, ein sichtbares Ergebnis zu schaffen, das anderen im Arbeitsalltag weiterhilft. Das Projekt Digiscouts ermöglichte uns einen Einblick in digitale Prozesse, den wir im regulären Ausbildungsalltag so nicht gewonnen hätten. Heute fühlen wir uns sicherer im Umgang mit digitalen Tools und können unsere Erfahrungen auch an andere weitergeben.

Abschließend lässt sich sagen, dass das Projekt sowohl für uns Auszubildende als auch für das gesamte Unternehmen einen echten Mehrwert geschaffen hat. Wir sind stolz auf das Ergebnis und freuen uns, dass das digitale Azubiportal auch in Zukunft ein fester Bestandteil der Ausbildung bei Terhalle sein wird.

Digiscouts-Autoren: Victoria, Julia und Jan