Im Rahmen des Digiscouts-Projekts hatten wir – Katharina, Elena und Matthias – die Möglichkeit, ein eigenes Digitalisierungsprojekt in unserem Unternehmen umzusetzen. Die gkk München GmbH ist Teil der gkk – the human experience company und entwickelt als Marketing-Agentur innovative End-to-End-Lösungen, die Menschen und Marken miteinander verbinden. Genau in diesem Umfeld durften wir Verantwortung übernehmen und eine digitale Lösung mit echtem Mehrwert entwickeln.
Wie wir zu unserer Projektidee gekommen sind
Zu Beginn unseres Projekts haben wir uns erst einmal im Unternehmen umgesehen und unsere Kolleginnen und Kollegen befragt, um mögliche Ideen zu sammeln. Ehrlich gesagt war das Ergebnis zunächst etwas ernüchternd – es kamen weniger konkrete Ansätze zusammen, als wir erwartet hatten.
Mit der Unterstützung von Elena, die bereits im letzten Jahr am Digiscouts-Programm teilgenommen hatte, haben wir uns daraufhin noch einmal frühere Projektideen angeschaut und diese weitergedacht. Daraus entstanden drei konkrete Vorschläge, die wir der Geschäftsführung präsentiert haben. Gemeinsam haben wir uns schließlich für das Projekt Flex-Desk-Buchung entschieden, da hier das größte Potenzial lag und das Projekt realistisch innerhalb der sechs Monate umsetzbar war.
Worum geht es bei der Flex-Desk-Buchung?
Ziel unseres Projekts ist es, unseren Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen, schnell und unkompliziert einen Flex-Desk-Arbeitsplatz zu buchen. Dafür nutzen wir ein externes Tool, das bereits im letzten Jahr für die Parkplatzbuchung eingeführt wurde. So können nun mit derselben App sowohl Parkplätze als auch Arbeitsplätze reserviert werden.
Da es weniger Flex-Desks als Mitarbeitende gibt, haben wir bewusst mit einem Pilotprojekt von sieben Arbeitsplätzen gestartet. So konnten wir das Buchungstool testen, erste Erfahrungen sammeln und wichtige Learnings für einen späteren Roll-out gewinnen. Langfristig ist geplant, alle Arbeitsplätze auf Flex-Desks umzustellen, um die Auslastung im Büro zu optimieren.
So haben wir unser Projekt organisiert
Als erstes haben wir uns intensiv mit der Organisation unseres Projekts beschäftigt. Uns war schnell klar, dass wir eine klare Struktur brauchen – sowohl für die Ablage unserer Dokumente als auch für die Planung unserer Aufgaben und Deadlines. Diese haben wir übersichtlich in einem Kalender festgehalten.
Die Rollenverteilung im Team war unkompliziert. Wir haben vieles gemeinsam erarbeitet und uns regelmäßig abgestimmt. So waren alle jederzeit auf dem gleichen Stand und konnten sich gegenseitig unterstützen.
Herausforderungen auf dem Weg
Natürlich lief nicht alles reibungslos. Besonders das Set-up der Buchungsoptionen in Zusammenarbeit mit dem Tool-Anbieter hat uns immer wieder vor Herausforderungen gestellt. Lange Wartezeiten und ausbleibende Rückmeldungen haben den Projektfortschritt teilweise verzögert, obwohl unsere internen Abläufe gut funktioniert haben.
Unser größtes Learning daraus war, dass nicht nur das eigene Team Zeitpuffer braucht, sondern auch externe Partner. Diese Erfahrung nehmen wir definitiv für zukünftige Projekte mit.
Wie geht es jetzt weiter?
Aktuell steht für uns die Auswertung des Pilotprojekts im Fokus. Auf Basis der Ergebnisse möchten wir das System weiter optimieren und anschließend auf weitere Arbeitsplätze ausweiten.
Unser Fazit zum Digiscouts-Projekt ist durchweg positiv. Die Unterstützung durch unsere Ansprechpartner war für uns immer wieder entscheidend und hat uns geholfen, auch bei Herausforderungen dranzubleiben. Wir können die Teilnahme am Digiscouts-Programm allen Azubis empfehlen, die Lust haben, Verantwortung zu übernehmen und eigene Projekte aktiv mitzugestalten.
Digiscouts-Autoren: Katharina, Elena und Matthias
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