Homeoffice und mobile Arbeit: Schritt für Schritt etablieren

Um (Verbesserungs-)Möglichkeiten für mobile Arbeit und das Arbeiten im Homeoffice zu erschließen, ist die grundlegende Frage zu klären, welche Tätigkeiten für diese Arbeitsformen geeignet sind. Ein Ausgangspunkt ist dabei eine Bestandsaufnahme der im eigenen Betrieb bereits gesammelten Erfahrungen zu mobiler Arbeit. Das ursprüngliche Vorverständnis der Führungsebene zu Stand und Perspektiven der Arbeitsform sollte dabei abgeglichen werden mit den Erfahrungen und Sichtweisen der Mitarbeitenden und Führungskräfte in den Funktionsbereichen. Je nach Erfahrungsstand und „Ausbaustufe“ von ortsflexibler Arbeit ergeben sich daraus Anhalts- und Ansatzpunkte dafür, welche Tätigkeiten in welchem Umfang mobil durchgeführt werden können und welche Arbeiten in Präsenz durchgeführten werden müssen. Auch Sollregelungen für Präsenz können sinnvoll sein, etwa wenn persönliche Begegnungen für den Zusammenhalt im Betrieb wichtig sind.

Im Hinblick auf Arbeitsaufgaben und Stellenprofile gibt es meist kein eindeutiges Entweder-oder, sondern variierende Mischungen aus Tätigkeiten mit Präsenzerfordernissen und Homeoffice-fähigen Tätigkeiten. Daher sind genaue Analysen über die Tätigkeitsanforderungen sowohl im Arbeitsbereich als auch am einzelnen Arbeitsplatz erforderlich, um Potenziale für mobile Arbeit zu erschließen.

Als ein Instrument zur Identifizierung geeigneter Tätigkeiten bieten sich Selbstchecks für Beschäftigte an. Sie stellen den Mitarbeitenden eine Systematik zur Überprüfung der eigenen Tätigkeiten auf ihre Eignung zum Homeoffice zur Verfügung. Zusätzlich können Selbstchecks den Mitarbeitenden Raum geben, ihre persönlichen Meinungen und Vorstellungen hinsichtlich mobiler Arbeit zum Ausdruck zu bringen. Dies im Blick ist der Rückgriff auf den vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) entwickelten Selbstcheck für Beschäftigte zu empfehlen (ifaa 2023a).

Eine wichtige Informationsquelle zur Erschließung von Homeoffice-Potenzialen sind Aufgabenbeschreibungen und Stellenpläne, die in einigen Betrieben sogar Zeitanteile für Tätigkeitskomponenten enthalten. Diese Dokumente sollten – Stichwort Beteiligungsorientierung – im Dialog von Führungskräften und Mitarbeitenden genutzt und ausgewertet werden.

Mobile Arbeit und Homeoffice erfordern eine gute Abstimmung und Kooperation in den Arbeitsbereichen und Teams. Die Beschäftigten sollten sich deshalb ein gemeinsames Bild von den Optionen und Perspektiven mobilen Arbeitens machen. Dafür sind Beschäftigtenworkshops gut geeignet. Sie ermöglichen den Austausch unter den Mitarbeitenden über Eigenschaften und Zusammenhänge der betrieblichen Prozesse und zeigen damit Spielräume und Gestaltungserfordernisse für mobiles Arbeiten auf. Sie geben Gelegenheit, über Arbeitszeitwünsche zu sprechen und passgenauen Lösungen für die Arbeitszeitorganisation den Weg zu ebnen. Damit sind sie ein wichtiger Input für bereichsund betriebsbezogene Vereinbarungen (s.a. ifaa 2023b,c,d).

• Bei Bestandsaufnahmen und der Potenzialerschließung für mobile Arbeit ist Perspektivenvielfalt angesagt. Die Ebenen der Analyse bilden Arbeits- und Funktionsbereiche, Arbeitsplätze und Tätigkeiten einschließlich der Kooperationsbezüge. Als Signal der Wertschätzung und um passgenaue Lösungen vorzubereiten, ist Beteiligungsorientierung von großer Bedeutung.
• Erwartungen, Wünsche und Bedenken von Beschäftigten und Führungskräften sollten
  beachtet werden. Befragungen, Gespräche in Teams und nicht zuletzt Workshops bieten
  den Mitarbeitenden Gelegenheiten und Foren, um ihre Meinungen zu äußern und
  Lösungsideen zu formulieren.
• Mobile Arbeit und Homeoffice stellen nicht nur eine technische und sachliche Herausforderung
  dar. Auch das Soziale und Menschliche ist zu beachten und zu besprechen:
  Es gibt neue Anforderungen an Führungskräfte, z.B. mehr Vertrauen anstelle von Kontrolle,
  Sicherung des Zusammenhalts bei räumlicher Distanz, mehr Selbstorganisation
  und Eigenverantwortung für Mitarbeitende und Teams. Mehr dazu im Leitfaden „Gut
  und kompetent auch an unterschiedlichen Orten zusammenarbeiten“.
• Gegen „Betriebsklimakiller“ vorbeugen! Alle Beschäftigtengruppen im Betrieb einbinden,
  um Privilegien zu vermeiden! Nicht für alle Tätigkeitsgruppen ist mobile
  Arbeit möglich. Auch für diese Gruppen Verbesserungen bei Arbeitsbedingungen und
  Arbeitszeiten signalisiert werden.

Tipp: Welche Bereiche eignen sich besonders für mobile Arbeit?

• Die Tätigkeit ist vom Arbeitsablauf/Aufgabeninhalt her geeignet.
• Das mobile Arbeiten ist mit der Arbeitsorganisation (auch Vertretung) vereinbar (Anwesenheitszeiten/Verfügbarkeit sind zu regeln).
• Das Arbeitsergebnis darf nicht negativ beeinflusst werden.
• Persönliche Kontakte, Besprechungen etc. sind planbar.
• Der Anteil nicht bzw. schwierig planbarer Aufgaben ist gering.
• Häufiger Zugriff auf Akten ist nicht erforderlich oder in elektronischer Form möglich.
• Die technischen Voraussetzungen am mobilen Arbeitsplatz liegen vor.
• Die Belange der Arbeitssicherheit, des Datenschutzes und versicherungsrechtliche Aspekte sind erfüllt und werden beachtet.

Quelle: aus einer Betriebsvereinbarung eines kommunalen Unternehmens, Zanker et al. (2021)