Homeoffice: Gut und kompetent auch an unterschiedlichen Orten zusammenarbeiten

Die Verbreitung mobiler Arbeit ist eng mit moderner Informations- und Kommunikationstechnologie verknüpft. Sie schafft wichtige Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und muss von den Mitarbeitenden nach Möglichkeit souverän beherrscht werden. Eine gute Hardware- und Softwareergonomie, die sich durch Zuverlässigkeit und Nutzerfreundlichkeit auszeichnet, ist dafür erforderlich – aber auch entsprechende Kompetenzen der Mitarbeitenden. Je nach Arbeitsbereichen und Aufgaben im Unternehmen können dies Fähigkeiten und Fertigkeiten zum sicheren Umgang mit betrieblichen Datenbanken oder kaufmännischer und Verwaltungssoftware sein. Ebenfalls häufig sind Kompetenzen bei der Nutzung von Video-Konferenzsystemen gefragt.

In Zusammenhang mit dem Einsatz und der Nutzung von IT-Technik sollten Qualifizierungsmaßnahmen den Mitarbeitenden zum einen dabei helfen, die Anwendungen sicher zu bedienen. Zum anderen sollten sie auch mit den betrieblichen Anwendungsbezügen der Technik sowie den Datenund Informationsflüssen im Unternehmen vertraut gemacht werden (Peschl 2023). In kritischen Bereichen des Datenschutzes und der Datensicherheit ist dies sogar rechtlich geboten (siehe Leitfaden „Rechtliche und technische Voraussetzungen für erfolgreiche mobile Arbeit“).

Hierbei ist zu empfehlen, über bloße Unterweisungen für die Mitarbeitenden hinauszugehen und Maßnahmen der Kompetenzentwicklung zu ergreifen, die auf Beteiligung der Beschäftigten setzen. Wenn die Mitarbeitenden ihr Wissen über die Prozesse im Betrieb einbringen können, fällt es ihnen deutlich leichter, sich die erforderlichen Kenntnisse über Anwendungsmöglichkeiten der Neuerungen anzueignen. Dies kommt wiederum dem betrieblichen Interesse entgegen, die mobile Arbeit produktiv zu gestalten.

Das Lernen bei der Zusammenarbeit in Teams, der bereichsübergreifende Austausch von Ideen oder das Hinzuziehen von Expertinnen und Experten helfen bei der Optimierung der Prozesse und dienen zugleich der Kompetenzentwicklung im Betrieb und bei den einzelnen Mitarbeitenden.

Als Formate dafür sind Präsenzveranstaltungen geeignet, bei denen die Menschen von Angesicht zu Angesicht miteinander beratschlagen und Ideen entwickeln. Es gibt aber auch komfortable, bedienungsfreundliche Videoformate, die sich mit Hilfe von guter und technisch versierter Moderation für die Zusammenarbeit über Distanz hinweg eignen.

Eine Grundregel der menschengerechten Gestaltung ist, dass die Arbeitsaufgabe die Fähigkeiten des Beschäftigten berücksichtigt. Sie soll die Beschäftigten weder über noch unterfordern. Nicht alle Mitarbeitenden stehen der Technik positiv und mit hohem Selbstvertrauen gegenüber. Es gibt bei einigen Beschäftigtengruppen Vorbehalte und Sorgen, mit den Anforderungen der neuen Technik nicht mehr mithalten zu können. Diesen Sorgen sollten die Betriebe den betreffenden Beschäftigten durch passgenaue Weiterbildungsangebote begegnen. Der Vermeidung von Stress und Überforderung dienen auch Serviceangebote wie zum Beispiel Hotlines, bei denen Beschäftigte zeitnah Rat und Unterstützung bei Problemen und Fragen zur Technik erhalten können.

Arbeiten auf Distanz bringt nicht nur für Führungskräfte Einschränkungen bei der Kommunikation und beim Erleben von Zusammenarbeit mit sich. Auch Mitarbeitende machen, wie oben schon erwähnt, Verlusterfahrungen. Sie berichten, dass sie trotz eines funktionierenden technischen Informationsflusses nicht mehr alles mitbekommen, was im Betrieb geschieht. Manche fühlen sich an ihrem heimischen Arbeitsplatz sogar einsam. Es liegt auf der Hand, dass dies nicht nur das Wohlbefinden dieser Beschäftigten beeinträchtigt, sondern auch zulasten der Leistungsfähigkeit gehen kann: Man dreht sich bei der Arbeit im Homeoffice im Kreis, und es fehlen Impulse von Kolleginnen und Kollegen wie auch von Vorgesetzten.

Soziale Kontakte und sinnvolle Arbeit sind wesentliche Kriterien menschengerechter Arbeit – auch bei Arbeit außerhalb des Unternehmens. Den Führungskräften kommt dabei eine Schlüsselfunktion zu: Mit Blick auf die Belange und Bedürfnisse der Mitarbeitenden gehört zu kompetenter Führung aus der Distanz regelmäßiges und wertschätzendes Feedback. Dies gibt den Beschäftigten Orientierung für die Durchführung ihrer Arbeitsaufgaben, sorgt für Vertrauen und macht deutlich, welchen Beitrag ihre Arbeit für den Betrieb leistet (Friemer 2023). Es sollte daher nicht der Effekt „aus den Augen, aus dem Sinn“ eintreten. Angesichts der hohen Anforderungen an Führung aus der Distanz darf allerdings die Belastungssituation der Führungskräfte nicht außer Acht gelassen werden. Sie brauchen für die Betreuung der Mitarbeitenden – und damit sie ihnen mit Rat und Tat zur Verfügung stehen können – angemessene zeitliche Ressourcen.

Für die stetige Einbindung der Mitarbeitenden in den Betrieb bedarf es einer gut ausgebauten Regelkommunikation. Diese ist für verlässliche Absprachen im Team und mit Vorgesetzten erforderlich. Unter den Bedingungen mobiler Arbeit muss sie die Lücken füllen, die durch die Verringerung alltäglicher Begegnungen entstehen. Über eine gut strukturierte Kommunikation über sachbezogene Themen hinaus sollte auch Raum für den Austausch über persönliche Belange und Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Führungskräfte geschaffen werden. Virtuelle und hybride Formate stehen dafür in großem Umfang zur Verfügung. Auf Präsenzveranstaltungen sollte dabei unseres Erachtens nicht vollständig verzichtet werden. Regelmäßige Treffen von Angesicht zu Angesicht haben eine hohe Bedeutung für die soziale Sichtbarkeit im Kreis der Kolleginnen und Kollegen (Friemer 2023).

Um einer Anonymisierung und Isolation im Arbeitsalltag entgegen zu wirken, können auch spezielle virtuelle Kommunikationsräume geschaffen werden, die einen Austausch zwischen den Mitarbeitenden ohne strengen Zweckund Arbeitsbezug ermöglichen. Beispielhaft zu nennen sind virtuelle Kaffeepausen oder sogar auch abendliche Treffen zum Plausch (DAK 2021). Überwiegend bieten Unternehmen virtuelle Veranstaltungen an, aber auch bestimmte Präsenztage in Kleingruppen sind möglich.

Weitere Maßnahmen können sein:

• Treffen nur in festgelegten Gruppen im Wechsel
• virtuelles Koch-Event
• regelmäßiger Newsletter an alle Beschäftigten
• virtueller Austausch in Kleingruppen zu Themen wie psychische Situation und vertrauensbildende Maßnahmen
• monatlicher Austausch der Beschäftigten über bestimmte Maßnahmen, z. B. Vorstellungen zum Homeoffice

Festzuhalten ist, dass Präsenzzeiten am Arbeitsplatz und im Betrieb auch bei weitreichenden Lösungen mobilen Arbeitens erforderlich sind. Sie sind wichtig, um Identifikation und Sinnbezüge bei der Arbeit sicherzustellen. Arbeit ermöglicht den Menschen Teilhabe am gesellschaftlichen und gemeinschaftlichen Leben (Jahoda 1986). Dies ist eng mit direkten persönlichen Begegnungen mit Arbeitskolleginnen und -kollegen im Betrieb verbunden. Folgerichtig setzen die meisten Beschäftigten nicht auf mobile Arbeit in vollem Umfang, sondern auf hybride Arbeit im Wechsel von Homeoffice und Präsenz im Betrieb. Auch in betrieblichen Vereinbarungen, die sehr weitreichende Möglichkeiten zur Arbeit im Homeoffice bieten, stellt der Betriebsstandort immer noch den Kristallisationspunkt des Arbeitslebens dar. Es gilt der Grundsatz: Bei betrieblichen Erfordernissen und Ereignissen von großer Relevanz ist Präsenz im Betrieb erforderlich (Kaczynska & Kümmerling 2021). Dies hat nicht nur technisch-sachliche Gründe, sondern steht auch für die Greifbarkeit und sinnstiftende Wirkung des Betriebs als sozialer Ort.