In den Betrieb reinschnuppern

Kapitel: In Kontakt bleiben

Kontaktpflege zu ehemaligen Praktikanten lohnt sich!
Ein Dankeschön – und das war’s? NEIN! Verschenken Sie kein Potenzial. Lassen Sie talentierte Praktikanten nicht ziehen, sondern bleiben Sie in Kontakt. Besonders wichtig wird dieser dauerhafte Kontakt, wenn Sie dem Schüler einen Ausbildungsplatz in Aussicht gestellt haben. Er wird bis zum Ende seiner Schulzeit noch so viele andere Informationen und Empfehlungen für seinen Berufsweg erhalten, dass er Ihnen leicht „abhanden“ kommen kann. Bringen Sie sich in Erinnerung und versuchen Sie, mögliche Auszubildende so bei der Stange zu halten.

Sie können sogar noch weiter denken: Selbst wenn der Jugendliche keine Ausbildung bei Ihnen beginnt, könnte er eines fernen Tages eine interessante Fachkraft für eine freie Stelle bei Ihnen sein. Kontaktpflege ist also sinnvoll – so können Sie knappe Fach- und Nachwuchskräfte gewinnen, die dem Unternehmen verbunden sein werden und es schon gut kennen.

In der Vergangenheit konnten Sie sich Ihren Nachwuchs noch aus einem großen Angebot an Bewerbern herauspicken. Das ist nicht mehr so. Deshalb sollten Sie heute den Kontakt zu jedem Talent halten, das Sie einmal als solches erkannt haben.

Ihr Vorteil: Besonders kleinen Firmen gelingt es oft besser, einen guten Eindruck bei den jungen Leuten zu hinterlassen – und das ist der erste Schritt für eine nachhaltige Beziehung zwischen Praktikant und Unternehmen. Sehr große Unternehmen schneiden für gewöhnlich im Vergleich zu sehr kleinen bei der Bewertung der Arbeitserfahrung in Umfragen schlechter ab. Die Kontaktpflege zu Nachwuchstalenten, die schon einmal in das Unternehmen hineingeschnuppert haben, kann folglich eine lohnende Investition in die Zukunft sein.

In der wackeligen Phase vom Abschluss des Praktikums bis zum Ausbildungsbeginn halten nicht alle Ausbildungsbetriebe regelmäßig Kontakt zu den Azubis, oft erfolgt er sporadisch. Die meisten pflegen den Kontakt nur per E-Mail. Um zu Ausbildungskandidaten nach dem Praktikum bis zum Beginn der Ausbildung in Kontakt zu bleiben, können Sie jedoch viele Wege gehen. Die folgende Übersicht beinhaltet überwiegend Maßnahmen, die bereits im Leitfaden 2 angesprochen werden, aber durchaus ebenso für die Kontaktpflege geeignet sein können. Deshalb sind diese Maßnahmen hier nur hinsichtlich ihrer Eignung zum Kontakthalten bewertet. Sie erhöhen nicht nur die Bindung zum Unternehmen, sondern beschleunigen teilweise auch später die Integration der Azubis.

TIPP: Es kann durchaus sinnvoll sein, auch den Kontakt zu den zweitbesten Bewerbern zu halten, die es bei einem Auswahlverfahren nicht geschafft haben.

Presse und Medien

Was? Presse- und Medienarbeit nutzen, um immer wieder auf sich und das Ausbildungsangebot aufmerksam zu machen. Ein ehemaliger Praktikant (und seine Eltern) nehmen solche Meldungen eher wahr, als jemand, der noch keinen Kontakt zu Ihnen hatte. So rufen Sie sich immer wieder in Erinnerung.
Wie? Berichten Sie von neuen Maschinen, besonderen Kunden und Projekten, Firmenjubiläen, besonders guten Ausbildungsabschlüssen etc. in regionalen Medien. Nutzen Sie jeden Anlass, um als Unternehmen in der Zeitung zu stehen – auch in der Schülerzeitung.
Aufwand? Erstellen der Texte und von Presseverteilern sowie Versand. Wichtig ist es, dranzubleiben. Einmalige Aktionen verpuffen. Bewertung: geeignete Maßnahme

Öffentliche Werbung

Was? Hinweis auf Ausbildungsangebot und Möglichkeit, Praktika zu machen.
Wie? Anzeigenschaltung in regionalen Zeitungen und allgemeinen Medien (Print wie Online). Außenwerbung (beispielsweise entsprechende Beschriftung des eigenen Fuhrparks, Plakate). Nutzen Sie also Ihre generellen Imagemaßnahmen auch dafür, Praktika sozusagen „huckepack“ mitzukommunizieren.
Aufwand? Einmalige Kosten für Gestaltung und Umsetzung. Kosten für die Schaltung der Werbung.
Bewertung: geeignete Maßnahme

Einladungen 

Was? Persönlicher Kontakt mit Bezug zur Ausbildung. Einladen zu regionalen Ausbildungsmessen oder zu Veranstaltungen regionaler Initiativen und Netzwerke, an denen Sie beteiligt sind.
Wie? Laden Sie ehemalige Praktikanten zu Ihrem Stand ein und „klopfen Sie auf den Busch“, ob nach wie vor Interesse besteht, eine Ausbildung in dem von Ihnen angebotenen Ausbildungsberuf zu beginnen.
Aufwand? Zeitlicher Aufwand für Einladung und Gespräche, eventuell Standgebühren.
Bewertung: geeignete Maßnahme

Willkommenspaket

Was? Informationen, Hilfestellungen und Unterstützungsangebote, ein kleines Willkommensgeschenk und die Geste an sich kurz vor dem Start im Unternehmen. Diese Maßnahmen eignet sich für jeden, der neu anfängt.
Wie? Kleine Geste, große Wirkung. Bündeln Sie wichtige und hilfreiche Informationen über die Ausbildung, das Unternehmen, aber auch die Berufsschule und den Weg dorthin. Listen Sie wichtige Gesprächspartner auf, z. B. Jugendvertreter oder Ansprechpartner für Schwerbehinderte. Ein persönliches Willkommensschreiben rundet das Willkommenspaket ab und bewirkt, dass sich der künftige Azubi schneller einfindet, aufmerksam behandelt und integriert fühlt. Aufwand? Wenig Aufwand. Zusammenstellen nötiger Unterlagen, Formulieren des Willkommensgrußes und Aussuchen eines passenden Präsentes – das war es schon. Einmal zusammengestellt, lässt sich das immer wieder verwenden.
Bewertung: geeignete Maßnahme

Mitarbeiterzeitung und Weihnachts- sowie Geburtstagsgrüße

Was? Aktuelle Informationen der internen Kommunikation in Form einer Mitarbeiterzeitung – falls vorhanden – weitergeben. An Feiertagen sowie am Geburtstag eine Karte mit Glückwünschen verschicken.
Wie? Ebenfalls eine einfache Maßnahme. Die Mitarbeiterzeitung verschicken, sie zeigt dem Azubi von morgen, dass er schon dazugehört, und hält ihn auf dem Laufenden mit den neuesten Informationen und Einblicken in den Unternehmensalltag. Die Glückwünsche verdeutlichen die Wertschätzung des Unternehmens und sorgen für das Gefühl, bereits dazuzugehören oder zumindest in guter Erinnerung zu sein, noch bevor die Ausbildung beginnt.
Aufwand? Wenn es ein Medium der internen Kommunikation wie die Mitarbeiterzeitschrift gibt, kein zusätzlicher Aufwand. Versandkosten und Kosten für Erstellen eines Verteilers fallen jedoch an.
Bewertung: geeignete Maßnahme

Patenschafts- und Mentorenprogramm sowie Teamtreffen

Was? Derjenige, der den Jugendlichen während des Praktikums betreut hat, steht auch danach noch für Fragen bereit.
Wie? Eine Pate beziehungsweise Mentor aus dem Praktikum steht als Ansprechpartner zur Verfügung, schon bevor die Ausbildung startet. Es ist idealerweise bereits Vertrauen aufgebaut und der Jugendliche stellt eher Fragen. Das Vertrautsein und „Kümmern“ erleichtert den Einstieg und sorgt für ein behaglicheres und sicheres Gefühl am eigentlichen Beginn – weil viele der Fragen schon ausgeräumt sind und der Auszubildende aus erster Hand, vielleicht direkt von seinem Ausbilder, weiß, worauf es ankommt und wie er sich am besten zu verhalten hat. Teamtreffen, zu denen auch künftige Azubis eingeladen werden können, sorgen zudem für eine schnellere Integration in die Kollegenschaft und schaffen rasch das Gefühl, dazuzugehören.
Aufwand? Auswahl und Ansprache der infrage kommenden Personen. Falls es ein Teamtreffen geben soll, ein bisschen Zeit für die Planung (Ort, Zeit, Einladung) berücksichtigen.
Bewertung: gut geeignete Maßnahme

Internet, Videoportale wie YouTube in Verbindung mit Netzwerken

Was? Mit kleinen Filmen tiefergehende Einblicke über das ermöglichen, was auf die künftigen Azubis im Betrieb zukommt.
Wie? Kleinen Imagefilm oder auch Ausbildungsvideos einstellen.
Aufwand? Da es hier mehr auf authentische Bilder als auf „Oscarreife“ ankommt, können Sie das meistens selber machen oder junge Menschen bitten, die einen engen Bezug zu diesen Medien haben. Wenn Sie Profis beauftragen, entstehen hohe Kosten.
Bewertung: gut geeignete Maßnahme

Einladen zum Tag der offenen Tür oder zur Betriebsbesichtigung

Was? Ehemalige Praktikanten (mit ihren Eltern) in den Betrieb zurückholen, Erinnerungen und die gemachten Erfahrungen auffrischen.
Wie? Laden Sie die Jugendlichen und ihre Eltern ein, unterhalten Sie sich über die „schöne Zeit“ des Praktikums, die Geselligkeit in der Belegschaft und kommen Sie auf den konkreten Ausbildungsplatz zu sprechen. So etwas lässt sich auch gut in Firmenevents für Ihre Kunden integrieren.
Aufwand? Planung und Organisation des Tages. Nehmen Sie sich auch Zeit für die Gesprächsvorbereitung.
Bewertung: gut geeignete Maßnahme

Schul- und Klassenpatenschaften

Was? In regionalen Schulen präsent sein. Vermitteln von Engagement und Interesse für Auszubildende. Beziehen Sie ehemalige Praktikanten mit ein.
Wie? Informieren Sie über die Ausbildung allgemein, den Ausbildungsbetrieb sowie Ihre Ausbildungsberufe. Sie können auch Projekte mit den Schülern durchführen, die einen Bezug zu Ihrem Beruf haben. Beispielsweise einen Raum renovieren, einen Kochkurs durchführen oder einen Schulgarten anlegen.
Aufwand? In der Regel reichen vier Besuche im Jahr, je eine Stunden, wenn es um Bewerbertrainings und auch die Unternehmensvorstellung geht. Der Aufwand für eigenständige Projekte ist um einiges höher, aber auch lohnenswerter.
Bewertung: gut geeignete Maßnahme

Flyer mit Ausbildungsinfos

Was? Auf aktuelle Azubisuche aufmerksam machen mit Hinweis auf Unternehmen und Ausbildungsberuf.
Wie? Erstellen (lassen) eines Flyers und Versand an ehemalige Praktikanten.
Aufwand? Inhalte erarbeiten. Druck-, Versandund eventuell Erstellungskosten.
Bewertung: gut geeignete Maßnahme

Soziale Netzwerke wie Facebook, WhatsApp-Gruppe

Was? Kurzweiliges und Einblicke in den Arbeitsalltag mit den Jugendlichen teilen.
Wie? Nutzen Sie die Kommunikationskanäle der Jugendlichen zum Kontakthalten.
Aufwand? Entscheidend ist es, regelmäßig zu chatten und zu posten. Hier können Sie Ihre aktuellen Azubis sehr gut einbinden. Lesen Sie dazu auch das Beispiel Metallbau Weber im Leitfaden 4.
Bewertung: sehr gut geeignete Maßnahme

Internet-Unternehmenswebseite mit Azubi-Blog

Was? Ähnlich wie bei den sozialen Netzwerken, nur etwas ausführlicher: Erlebnisse, Erfahrungen und Einblicke aus Sicht eines Auszubildenden liefern und Austausch mit anderen ermöglichen. Die ehemaligen Praktikanten weiterhin neugierig machen auf die Ausbildung.
Wie? Azubis schreiben für Azubis.
Aufwand? Einmalig Zeitund Kostenaufwand für die Erstellung. Zweimal die Woche eine Stunde reicht. Regelmäßigkeit ist wichtig. Bewertung: sehr gut geeignete Maßnahme Betriebspraktikum, oder freiwillige Ferienpraktika anbieten
Was? Vertieftes Einarbeiten der ehemaligen Praktikanten in den möglichen Ausbildungsberuf.
Wie? Beim weiteren Betriebspraktikum andere Aufgaben vergeben.
Aufwand? Zeit für Betreuung und Begleitung einplanen.
Bewertung: sehr gut geeignete Maßnahme

Wie hoch ist der zeitliche und finanzielle Aufwand?

Als Ergänzung finden Sie die oben genannten Maßnahmen zusammengefasst in einer Aufwand-Wirkungs-Matrix, damit Sie schnell einschätzen können, welche dieser Maßnahmen für Sie leicht umsetzbar sind.

Abbildung 2: Aufwand und Wirkungen: Maßnahmen für das Praktikum und Kontakthalten.(© Eigene Darstellung in Anlehnung an Leitfaden Ausbildungsmarketing, SPI Consult GmbH und Netzwerk Regionale Ausbildungsverbünde (NRAV), beide Berlin. - RKW Kompetenzzentrum)