Führung im demografischen Wandel

Kapitel: Ausbau der Regelkommunikation

Eine ausgebaute Regelkommunikation, das heißt regelmäßige und organisierte Informationsrunden, ist eine wichtige Rahmenbedingung, damit der kontinuierliche Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden gewährleistet werden kann. Sie ist nicht nur erforderlich, um die Belange der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. Gut ausgebaute Kommunikationsstrukturen dienen auch der effizienten Gestaltung der Prozesse. Sie erleichtern den Umgang mit Flexibilitätsanforderungen und verbessern die Transparenz und Steuerung der Prozesse.

Im betrieblichen Alltag fallen Gespräche mit den Beschäftigten häufig dem Zeitdruck zum Opfer. Für die Kommunikation fest verbuchte Zeiten sorgen dafür, dass Gespräche und Informationen über Erfordernisse der Produktion und Belange der Mitarbeiter einen festen Platz in der Organisation haben.

Empfehlung: Räume für Kommunikation schaffen

Bei der Ausgestaltung der Regelkommunikation sollte Folgendes beachtet werden:

  • Kommunikationsformen wie Gruppengespräche, Gespräche bei der Schichtübergabe, Workshops zur Teamentwicklung etc. sollten in einem Zeitplan verbindlich festgelegt werden und regelmäßig stattfinden. Auch kurze, täglich stattfindende Gesprächsrunden von Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzten können die Anforderungen an eine gute Regelkommunikation erfüllen (siehe Beispiel).
  • Die Regelkommunikation sollte Fragen der Produktion und Leistungserbringung, der Zusammenarbeit und der Bedürfnisse der Mitarbeitenden zum festen Bestandteil machen.
  • Vorgesetzte erhalten durch eine gut ausgebaute Regelkommunikation gebündelte Informationen und Feedback über die in ihrem Aufgabengebiet liegenden Handlungsfelder (Leistung, Kompetenzentwicklung, Mitarbeiterorientierung) und können ihren Mitarbeitern Orientierung geben.

Beispiel: KOB

Bei dem Hersteller medizinischer Textilien lag ein Schwerpunkt der Arbeiten des Projekts stradewari auf der Stärkung der Führung in den Produktionsbereichen. Zum einen sollten die Transparenz und die Steuerung der Produktionsprozesse verbessert werden. Zum anderen ging es darum, das Vertrauen der Mitarbeitenden in die Führung zu erhöhen und eine intensivere Betreuung der Mitarbeiter zu ermöglichen. Einen Lösungsbaustein bildeten regelmäßige Teambesprechungen.

Jeweils zu Schichtbeginn finden kurze, etwa zehnminütige Gesprächsrunden in Gruppenräumen statt. Dort besprechen die Teamleiter und die Beschäftigten die anliegenden Arbeitsaufgaben und tauschen Informationen aus. Diese Gespräche beinhalten

  • Informationsaustausch über Leistungsindikatoren wie Produktivität, Qualität, Liefertreue etc.,
  • Verteilung der Arbeitsaufgaben und Zusammenarbeit zwischen den Kolleginnen und Kollegen,
  • anliegende Arbeitsschutzthemen,
  • Fragen, Probleme und Bedürfnisse der Beschäftigten.

Die Kommunikationsprozesse werden visuell durch Gruppentafeln gestützt, die den aktuellen Stand der Kennzahlenerfüllung anschaulich machen. Darüber hinaus stellen die Gruppentafeln auch andere wichtige Sachverhalte wie Arbeitsunfälle sowie die Qualifikationen und Einsatzfelder der einzelnen Beschäftigten (in einer Qualifikationsmatrix) übersichtlich dar. Der Grundgedanke ist, dass die Gespräche, um zielgerichtet und verbindlich zu sein, ein stabiles Gerüst brauchen, auf das sich die Beteiligten beziehen können.