Projektkrise

Das Projekt kann von einer Krise betroffen sein, die weit über das Ausmaß von Herausforderungen, wie sie in Station 4 auftreten können, hinausgeht. Der Unterschied liegt in der akuten Gefahr des Scheiterns. Es geht nicht mehr nur um die Bewältigung einzelner Probleme, sondern um die Rettung des gesamten Projekts, was ein schnelles und entschlossenes Handeln erfordert. Projektkrisen können in verschiedenen Phasen des Projekts entstehen und vielfältige Ursachen haben. Zum Beispiel: der Prototyp funktioniert nicht, der Plan ist nicht umsetzbar, das Budget wird überschritten, wichtige Teammitglieder fallen aus oder Missverständnisse in der Zusammenarbeit zeigen sich. Krisen können unerwartet auftreten oder sich aus einer Kette von Fehlern entwickeln, die plötzlich eine unkontrollierbare Dynamik annehmen. In dieser Phase ist es besonders wichtig, dass die Macherinnen und Macher sowie das Projektteam handlungsfähig bleiben und strukturiert vorgehen.

Aus Sicht des Projektmanagements ist dann ein systematisches Krisenmanagement notwendig. Dazu gehört unter anderem eine Analyse der aktuellen Situation, um die Ursachen der Krise zu identifizieren und die Lösbarkeit der Probleme einzuschätzen. Auf dieser Basis werden gegebenenfalls der Projektplan angepasst, Maßnahmen zur Rettung eingeleitet oder im schlimmsten Fall der Abbruch des Projekts beschlossen.

EINSTIEGSFRAGEN

Was sind die Gründe für die Projektkrise? Kennen Sie diese?

Lohnt es sich, das Projekt weiterzuführen?

Muss das Projekt gegebenenfalls neu aufgesetzt und geplant werden?

Sollte das Projekt abgebrochen werden?

HANDLUNGSIMPULSE

Krisenanalyse
Die Analyse der Krise ist im ersten Schritt unerlässlich. Hilfreich dafür ist das Tool „Krisenanalyse“. Nur auf dieser Grundlage können fundierte Entscheidungen getroffen und passende Maßnahmen entwickelt werden. Idealerweise erfolgt die Analyse im Team, um die verschiedenen Perspektiven einzubeziehen. Ehrlichkeit und Offenheit sind dabei essenziell. Es geht um eine objektive Betrachtung des aktuellen Status quo, um alle grundlegenden Ursachen zu identifizieren.

Gegebenenfalls lohnt es sich, für die Analyse zu anderen Stationen zurückzukehren. Wichtig ist, die Analyse der Krisensituation auf mehreren Ebenen durchzuführen:

• Sach- und Planungsebene: Überprüfen Sie beispielsweise die Planung, die Vision, die gesetzten Ziele, die Umsetzung und ob Sie alle wichtigen Stakeholder einbezogen haben (Stationen 1–3). Wurden alle relevanten Aspekte der Planung und Umsetzung berücksichtigt? Wurden eventuell mögliche Risiken falsch eingeschätzt? Schauen Sie, ob beispielsweise unklare oder unrealistische Ziele vorliegen oder die Auftragsklärung mangelhaft war? Wurden Komplexität und Abhängigkeiten (Lieferunternehmen, Stakeholder) unterschätzt? Fehlen Kompetenzen oder Personal für die Umsetzung? Welche Projektbestandteile können verschoben, zurückgestuft oder gestrichen werden?
• Zwischenmenschliche und emotionale Ebene: Prüfen Sie, ob es unausgesprochene oder nicht berücksichtigte Sorgen, Ängste, Widerstände oder Konflikte gibt. Sind die Projektidee, Vision und Veränderungspotenziale transparent genug kommuniziert worden? Gibt es offene oder auch verdeckte Konflikte im Team? Verfügen Sie als Macherin oder Macher über ausreichende Führungskompetenzen?
• Auftraggebende Personen und Organisation: Haben Sie die notwendige Unterstützung von der oder den auftraggebenden Person(en) und der Organisation erhalten? Wurden alle einflussreichen Personen ausreichend berücksichtigt? Gibt es genügend Unterstützung aus anderen Bereichen?

Eine sorgfältige Bestandsaufname hilft, Klarheit über die Situation zu gewinnen. Nutzen Sie dafür die Sichtweisen, Erfahrungen und Expertise anderer. Das bedeutet auch, Personen außerhalb des Projektteams zu befragen und zu konsultieren. Die Hinweise werden dann zu einem Bild zusammengefügt. Erst so ist es möglich, den Kurs zu korrigieren. Während und nach der Analyse sollten die Ursachen der Krise dokumentiert und festgehalten werden. Dabei ist zu prüfen, in wessen Einflussbereich diese Krisen liegen und ob es sich um lösbare Probleme handelt. Erst dann ist es möglich, den Projektplan gegebenenfalls anzupassen und konkrete Maßnahmen zu ergreifen.

Krisenkommunikation
Ein offener und ehrlicher Umgang mit der Krise ist entscheidend, um Unsicherheiten und Missverständnisse zu vermeiden. Die Kommunikation mit den Auftraggebenden, Stakeholdern und betroffenen Personen muss zeitnah erfolgen. Meist wird die Krisenkommunikation aus emotionalen Gründen hinausgezögert oder aufgrund des Drucks schlichtweg versäumt. Je früher die Betroffenen informiert und eingebunden werden, desto wahrscheinlicher ist ihre Unterstützung und ihr Verständnis für die Situation. Auch intern im Team ist eine klare Kommunikation notwendig. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Am Ende wird entweder gemeinsam, aber vor allem auch durch die Auftraggebenden entschieden: Wird das Projekt fortgesetzt oder abgebrochen? Stellen Sie daher einen Plan auf, der beschreibt, wann mit wem zu welchem Thema kommuniziert wird. Berücksichtigen Sie dabei auch, wo es nur um Informationen geht und wo Entscheidungen und Zusammenarbeit gefragt sind.

Re-Organisation/Neuplanung
Wenn die Entscheidung getroffen wurde, das Projekt fortzusetzen, müssen gemeinsam konkrete weitere Schritte erarbeitet werden. Dazu gehören:

• Neuausrichtung des Projektplans: Gegebenenfalls Projektplan überarbeiten, Risiken bewerten und Ressourcen neu planen. Hierfür sind die Angebote in Station 3 hilfreich.
• Neuaufstellung des Teams: Bei Bedarf wird das Team neu aufgestellt oder externe Unterstützung hinzugezogen.
• Erneute Überprüfung der Machbarkeit:
  Überprüfen Sie, ob der neue Plan mit den vorhandenen Ressourcen und in der zur Verfügung stehenden Zeit umsetzbar ist (siehe Stationen 1–3).
• Risikobewertung: Schauen Sie nochmals auf mögliche Risiken und berücksichtigen Sie diese bei Bedarf. Nutzen Sie hierfür zum Beispiel das Werkzeug „Risikomanagement in Projekten“ (siehe Station 2).

Vermeiden Sie es bei der Neuplanung, zu viele Aufgaben gleichzeitig zu verfolgen. Eine klare Fokussierung auf das Wesentliche ist entscheidend für den Erfolg.

Projektabbruch – Umgang mit Scheitern
Manchmal führt jede noch so gut durchdachte Rettungsmaßnahme nicht zum Erfolg und ein Projektabbruch ist unvermeidbar. Diese Entscheidung muss fundiert und rational getroffen werden, bestmöglich ohne Emotionen ins Spiel zu bringen. Wenn der Abbruch beschlossen wird, ist es wichtig, die Ursachen gründlich zu dokumentieren (siehe Krisenanalyse), um aus den Fehlern für zukünftige Projekte zu lernen. Nutzen Sie die Station 5 für eine saubere Dokumentation der Lernerfahrungen. Der Fokus sollte dabei auf den strukturellen und prozessualen Schwächen liegen. Schuldzuweisungen sind zu vermeiden – im Zweifel kann dann eine Mediation hilfreich sein.

Die gesammelten Erkenntnisse fließen idealerweise in die Weiterentwicklung der Fehlerkultur des Unternehmens ein, sodass zukünftig Projekte von diesen Erfahrungen profitieren.

TOOLS ZUM DOWNLOAD

Krisenanalyse
Systematische Unterstützung zur Analyse einer Projektkrise

Risikomanagement in Projekten Aufbau eines Risikomanagements für Projekte

www.rkw.link/toolspmzusatz

REFLEXIONSBOX

1. Analysieren Sie die aktuelle Krise auf den verschiedenen Ebenen (siehe Text) und notieren Sie alle relevanten Faktoren, die zur Krise beigetragen haben:
   
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2. Wurden alle relevanten Personen umfassend über die Krise informiert? Wer muss nur informiert werden und wer kann zur Bewältigung beitragen? Welche Informationen benötigen die betroffenen Personen und was können sie bis wann konkret tun?
   
   .................................................................................................................. bis wann ................................................................
   
   .................................................................................................................. bis wann ................................................................
    
3. Wenn Sie sich für die Weiterführung des Projekts entschieden haben, beginnen Sie nun mit der Re-Organisation beziehungsweise Neuplanung. Notieren Sie im Folgenden die wichtigsten Änderungen, die gegen- über der bisherigen Projektplanung vorgenommen werden sollen:
   
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4. Betrachten Sie die aktuellen und potenziellen Risiken, die während des neuen Projektverlaufs auftreten können, noch einmal genauer. Das Tool „Risikomanagement in Projekten“ kann Ihnen dabei helfen. Notieren Sie mögliche Risiken und wie Sie damit umgehen:
   
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5. Was spricht derzeit für und was gegen einen Projektabbruch?
   
   Dafür ...............................................................................Dagegen ........................................................................................
   
   Dafür ............................................................................... Dagegen .......................................................................................