EINSTIEGSFRAGEN
Brauchen Sie einen formellen Auftrag, um mit dem Projekt zu starten? Wenn ja, von wem? Welche Aspekte muss dieser beinhalten?
Welche Ressourcen brauchen Sie, um mit dem Projekt zu starten (unter anderem Budget, Zeit, Personal, Hardware/Software)?
Welche Kolleginnen und Kollegen sind besonders wichtig für das Projekt und sollten in die Planung eingebunden werden?
Die Entscheidung für ein Projekt ist gefallen (siehe Station 2) und es müssen erste Schritte und somit der Beginn des Projekts eingeleitet werden. Zunächst geht es um eine handwerklich gut ausgeführte und detaillierte Projektplanung. Projektphasen, Meilensteine, Ziele, Kosten und Ressourcen müssen definiert und festgelegt werden. Die Projektplanung ist ein zentraler Bestandteil des Projekts, da Sie in dieser Phase die Möglichkeit haben, das Projekt aus verschiedenen Perspektiven zu beleuchten und wichtige Weichen für den Projektverlauf zu stellen. Die Planung ist außerdem der Schlüssel, um Risiken frühzeitig zu erkennen, unterschiedliche Interessen zu berücksichtigen, ein möglichst geeignetes Projektteam zusammenzustellen und mit den verantwortlichen Führungskräften einen verbindlichen Auftrag zu formulieren. Auch wenn das Projekt in der Realität oft von der ursprünglichen Planung abweicht, gibt eine solide Planung den Beteiligten wichtige Orientierungspunkte und Sicherheit während des Projektverlaufs (siehe Station 4). Das Handwerk des Projektmanagements (klassisch, agil oder hybrid) stellt für diese Phase eine Vielzahl an Tools zur Verfügung.
HANDLUNGSIMPULSE
Jedes der folgenden Elemente kann einen entscheidenden Einfluss auf den Verlauf und den Erfolg des Projekts haben. Wenn Projekte scheitern, ist dies oft auf Unachtsamkeit und Eile bei der Behandlung dieser Elemente zurückzuführen.
Klassisches, agiles oder hybrides Projektmanagement
Welche Inhalte für einen Projektstart gewählt werden sollten, hängt vom Projektdesign, also dem Projektmanagement-Ansatz ab. Je nach Art des Projekts bietet sich ein klassisches, agiles oder auch hybrides Vorgehen an. Für gut planbare Projekte mit klaren Anforderungen an das Ergebnis lohnt sich in der Regel der klassische Projektmanagement-Ansatz. Dabei erfolgt eine strukturierte Vorgehensweise. Handelt es sich jedoch um ein Projekt, das in ein eher dynamisches Umfeld eingebettet ist oder um größere Innovationsprojekte, bei denen das Endergebnis zu Projektbeginn nicht vollständig beschrieben werden kann, ist ein agiler Projektmanagement-Ansatz sinnvoll. Der agile Ansatz ist flexibler und iterativ, das heißt in kurzen Zyklen angelegt. Der hybride Ansatz kombiniert beides, sodass in einigen Bereichen Flexibilität gewährleistet ist, während in anderen strukturiert vorgegangen wird. Alle Projektdesigns erfordern unterschiedliche Kompetenzen im Projektteam. Wir empfehlen Ihnen bei Bedarf, weitere Literatur zu den jeweiligen Ansätzen hinzuzuziehen.
Zielsetzung
Bevor es ans Eingemachte geht, müssen die Ziele des Projekts klar und messbar definiert sein. Dabei kann es Ihnen helfen, die Ziele nach den „SMART-Kriterien“ (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) zu definieren (siehe Tool „SMART-Ziele“). Die Ziele sind der Kern des Vorhabens. Sie lenken zusammen mit der Planung die Kräfte und Ressourcen auf den gewünschten Zustand hin. Legen Sie die Kriterien fest, an denen der Projekterfolg gemessen werden soll. Ermitteln Sie den Aufwand sowie die Projektlaufzeit. Hier kann der Blick auf Station 1 die Basis liefern, um später vom Istzum Soll-Zustand zu gelangen.
Projekt- und Ressourcenplanung
Eine detaillierte Planung der benötigen Ressourcen ist zu Beginn des Projekts entscheidend. Dabei geht es sowohl um zeitliche, finanzielle wie auch personelle Ressourcen. Gehen Sie bei der Ressourcenplanung sorgfältig vor. Vergessen Sie nicht, ausreichend Puffer einzuplanen – sowohl zeitlich als auch finanziell. So behalten Sie sich die Flexibilität, auf Unvorhergesehenes zu reagieren. Berücksichtigen Sie bei der Personalplanung nicht nur die verfügbaren Stunden, sondern auch die individuellen Kompetenzen und Motivationen der Teammitglieder. Bedenken Sie, dass besonders größere, komplexere Projekte in kleinere, überschaubare Teilprojekte zerlegt werden sollten. So behalten Sie einen besseren Überblick, reduzieren die Komplexität und sorgen für mehr Kontrolle. Das Tool „Projekt- und Ressourcenplanung“ unterstützt Sie hierbei umfassend.
Team zusammenstellen
Stellen Sie bei Bedarf frühzeitig ein geeignetes Projektteam zusammen. Ein Team, das sich aus verschiedenen Charakteren mit unterschiedlichen Kenntnissen zusammensetzt, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass mehrere Blickwinkel und Kompetenzen in das Projekt einfließen. Es empfiehlt sich dabei, über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg zu denken. Achten Sie bei Bedarf bei der Auswahl der Mitglieder darauf, dass zumindest einige bereits Kenntnisse im Projektmanagement mitbringen. Und noch etwas: Wenn Sie als Macherin oder Macher das Team leiten, kommt es auf Sie an. Das bedeutet, dass Ihre Klarheit, Präsenz, Empathie sowie Ihre Managementfähigkeiten entscheidend sind, um das Projekt durch eine konstruktive Zusammenarbeit zum Erfolg zu führen. Achten Sie also auf die Art der Zusammenarbeit und die Dynamik im Team. Je besser das Team funktioniert, desto einfacher können komplexe Herausforderungen gemeistert werden.2 Das Tool „Begegnungsräume“ hilft Ihnen, die Beziehungsqualität im Team zu stärken.
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2 Wenn Sie Ihre Führungsfähigkeiten aufbauen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Leitfaden „Mit wirksamer Führung zum Ergebnis“,www.rkw.link/wirksamefuehrung
Eigene Arbeitsfähigkeit sicherstellen
Oft werden Projekte und Vorhaben von Macherinnen und Machern zusätzlich, „on top“ zum Job durchgeführt. Daher sind klare Absprachen über den Zeitaufwand mit den Auftraggebenden und Vorgesetzten unerlässlich. Schaffen Sie Rahmenbedingungen, delegieren Sie, wo möglich, Aufgaben des Tagesgeschäfts und setzen Sie feste Zeitfenster für das Projekt, um langfristig leistungsfähig zu bleiben.
Stakeholder einbeziehen
Während einer guten Projektplanung sollten alle relevanten internen und externen Stakeholder identifiziert und ihre jeweiligen Erwartungen und Ideen an das Projekt abgefragt werden. Je früher Sie alle Stakeholder einbinden, desto weniger Probleme und Missverständnisse treten im Projektverlauf auf. Finden Sie heraus, wer am Projekt beteiligt oder davon betroffen ist und zu welchem Zeitpunkt des Projekts wie eingebunden werden muss. Hier hilft Ihnen das Tool „Stakeholderanalyse“.
Kommunikationsplan erstellen
In einem strukturierten Kommunikationsplan wird festgelegt, in welcher Phase des Projekts, welche Menschen (siehe Stakeholder einbeziehen) informiert oder beteiligt werden müssen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten (unter anderem Einzelpersonen, Gruppen, Abteilungen, Gesamtbelegschaft) zur richtigen Zeit die relevanten Informationen erhalten. Zusätzlich gibt ein Kommunikationsplan Aufschluss darüber, welche Handlungen gegebenenfalls eingeleitet werden müssen und ob lediglich informiert werden soll oder es auch Rückfragen geben darf. In dem Fall sollte sichergestellt sein, dass es geeignete Kommunikationskanäle für Feedback gibt. Überlegen Sie zusätzlich, ob die Kommunikation via E-Mail, in einem Onlinemeeting oder live stattfinden soll. Regelmäßige Updates und Feedbackrunden fördern die Transparenz und helfen, das Projektteam und die Stakeholder stets auf dem Laufenden zu halten.
Projektauftrag aufsetzen
Sobald alle für den Projektstart relevanten Informationen vorliegen, sollte der Projektauftrag ausgehandelt und unterzeichnet werden. Das Tool „Projektauftrag“ hilft Ihnen dabei. Investieren Sie ausreichend Zeit in eine klare Auftragsklärung. Denn viele Probleme, die sich meist erst im fortgeschrittenen Projektverlauf zeigen, haben hier ihren Ursprung. Dies können unterschiedliche Vorstellungen über das Ziel, den Zeitplan, die Ressourcen oder die notwendige Unterstützung durch die Auftraggeberin oder den Auftraggeber sein (siehe Station 2). Es kann durch eine Auftragsklärung auch deutlich werden, ob externe Unterstützung für den Erfolg des Projekts erforderlich ist. Vereinbaren Sie außerdem feste Termine, um mit den auftraggebenden Personen regelmäßig die Entwicklung und Unterstützung zu besprechen. Sind alle wichtigen Parameter geklärt, fehlen nur noch die Genehmigung und Unterzeichnung des Projektauftrags. Das schafft Verbindlichkeit für alle Beteiligten und sorgt für mehr Planungs- und Handlungssicherheit.
Erfolgsverantwortlichkeiten festlegen
Projekte, die innerhalb einer Organisation stattfinden, sind spätestens bei der Umsetzung der Ergebnisse (siehe Station 6) auf die Mitwirkung anderer Bereiche und Personen angewiesen. Damit die Macherinnen und Macher an wichtigen Stellen nicht alleine dastehen, ist es erfolgsrelevant, zu überlegen, welche Unterstützung und Verantwortung sie von anderen benötigen. Neben der fachlichen Unterstützung sind insbesondere klare betriebliche Zuständigkeiten und das Engagement der Vorgesetzten notwendig, um mögliche Hindernisse aus dem Weg zu räumen. Den auftraggebenden Personen kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, da sie den notwendigen Schutz, die Ressourcen und die Weisungsbefugnis geben oder auch nicht geben. Überprüfen Sie also genau, was Sie und Ihr Team verantworten können und wo Sie auf die Zuarbeit anderer angewiesen sind, damit das Projekt erfolgreich wird. Die Ergebnisse können auch im Projektauftrag festgehalten werden.
TOOLS ZUM DOWNLOAD
SMART-Ziele
Standards und Hilfestellung für die Definition von Zielen
Projekt- und Ressourcenplanung
Klassisches Projektplanungstool
Projektauftrag
Klarheit und Verbindlichkeit zwischen Auftraggebenden und Macherinnen und Machern sicherstellen
Stakeholderanalyse
Ermittlung der wichtigsten Stakeholder und ihrer Bedeutung für das Projekt
Begegnungsräume
Schaffen Sie in Ihrem Team Begegnungsräume jenseits von Routinen und stärken Sie Ihre Beziehungsqualität
REFLEXIONSBOX
- Welche Arbeitsform erscheint am geeignetsten für das Projekt (klassisch, agil, hybrid)? Halten Sie Ihre Gedanken dazu fest:
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- Fallen Ihnen die Zielsetzung und die Ressourcenplanung leicht oder schwer? Was fehlt gegebenenfalls noch für einen erfolgreichen Projektstart, wer könnte Ihnen weiterhelfen?
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- Denken Sie über Ihr Projektteam nach. Haben die Teammitglieder unterschiedliche Stärken und Schwächen, die ausgeglichen werden können? Welches sind die wichtigsten Stärken und Schwächen? Überlegen Sie auch, ob die Teammitglieder ihre jeweiligen Stärken optimal einbringen können:
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- Hand aufs Herz, wie beurteilen Sie Ihre eigene Arbeitsfähigkeit? Haben Sie ausreichend Kraft und Motivation, um das Projekt bis zum Ende durchzuführen? Müssen Sie gegebenenfalls mehrere Aufgaben gleichzeitig schultern? Was können Sie tun, um Ihre Arbeitsfähigkeit zu erhalten?
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- Können Sie auf die Unterstützung Ihrer Vorgesetzten zählen? Sind die Rahmenbedingungen fair und verbindlich? Und ist Ihnen klar, was Sie und was andere leisten müssen? Notieren Sie, was es gegebenenfalls noch dazu braucht:
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- Wenn Sie sich Ihre Antworten und Gedanken aus dieser Reflexion ansehen, gibt es etwas, das Sie noch nicht ausreichend berücksichtigt haben? Müssen Sie noch etwas tun? Wenn ja, bis wann?
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