Die Projektdurchführung konzentriert sich auf die inhaltliche Arbeit am Projekt sowie den Umgang mit auftretenden Herausforderungen und Widerständen. Trotz sorgfältiger Vorbereitung (siehe Station 3) treten Risiken, Abweichungen, Hindernisse und Konflikte in nahezu jedem Projekt auf und erfordern eine aktive Bearbeitung. Typische Ursachen für auftretende Herausforderungen sind:
- undefinierte, vage, sich verändernde oder zu ehrgeizige Ziele
- mangelndes Commitment des Managements
- interne Konflikte im Team
- unklare Rollen und Verantwortlichkeiten
- zu wenige Ressourcen (unter anderem finanziell, zeitlich, personell)
- schlechte Kommunikation
Bei auftretenden Problemen lohnt es sich, zu prüfen, ob sich in einem der aufgezählten Punkte mögliche Ursachen verbergen. Im Projektalltag stehen Ressourcenmanagement und (agile) Anpassungen im Vordergrund. Denn der Schlüssel liegt darin, Widerstände, Probleme oder Abweichungen frühzeitig zu erkennen und gezielt zu bearbeiten. Durch regelmäßiges Monitoring und Controlling der Projektentwicklung können Herausforderungen rechtzeitig erkannt und das Projekt bei Bedarf an die veränderten Gegebenheiten angepasst werden.
Als Macherin und Macher ist es lohnenswert, Ihr Repertoire zu erweitern:
Agiles Arbeiten eignet sich besonders für sehr dynamische und innovative Projekte.
Seien Sie offen dafür, sich selbst neue Kompetenzen anzueignen, um mit Krisen und Unvorhergesehenem besser umgehen zu können. Diese Kompetenzen können fachlicher, methodischer, aber auch sozialer Natur sein. Denn oft zeigt sich, dass bei vielen Problemen das Fachwissen nicht der einzige Engpass ist.
Pioniergeist und die Bereitschaft, eine Extrameile und auch neue Wege zu gehen, sind für Macherinnen und Macher in vielen Fällen unerlässlich.
EINSTIEGSFRAGEN
Welche Hindernisse und Widerstände (Ressourcen, Konflikte, bürokratische Hürden, Priorisierung, Zwischenmenschliches etc.) tauchen auf?
Werden die Projektziele, Ressourcen und die Fortschritte ausreichend gesteuert und überwacht (Controlling)?
Sind allen Beteiligten ihre Rollen und ihre Verantwortung klar? Welche Erwartungen werden aneinandergestellt?
Gibt es einschränkende Regeln, Abläufe, Verhaltensweisen usw., die hinterfragt werden müssen?
HANDLUNGSIMPULSE
Widerstände und Probleme sind individuell und von Projekt zu Projekt verschieden, daher erhalten Sie hier vor allem allgemeine Impulse für den Umgang mit ihnen. Außerdem lohnt es sich, bei Problemen, die sich nicht so schnell lösen lassen, einen Blick zurück zu wagen (siehe Stationen 1–3).
Umgang mit Widerständen
Widerstände frühzeitig erkennen und steuern
Widerstände können sowohl sachlicher wie auch zwischenmenschlicher Natur sein. Der erste Schritt besteht darin, diese frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen. Manchmal jedoch stellen sich sachliche und zwischenmenschliche Widerstände wie unlösbare Zwickmühlen dar und eine Entscheidungs- und Lösungsfindung scheint schier unmöglich. Wenn Sie also merken, dass weder die eine noch die andere Lösung zufriedenstellend wirkt, kann Ihnen das Tool „Paradoxie-Canvas“ helfen. Wenn Sie den Widerstand erkannt haben, sind ein projektbezogenes Monitoring und Controlling Pflicht. Auf Basis der Projektplanung (Station 3) überprüfen Sie im passenden Zeitzyklus den aktuellen zeitlichen und inhaltlichen Projektstand. Jede Abweichung kann eine Entscheidung verlangen, sei es bei der Anpassung der Planung oder für konkrete Aktionen. Unser Tool „Projekt-Cockpit“ unterstützt Sie dabei, ein eigenes Steuerungsinstrument für Ihr Projekt aufzusetzen. Nicht jedes Problem ist jedoch über die Kennzahlen vorherzusehen. Daher empfehlen wir Ihnen auch das Tool „Identifikation von Hindernissen und Widerständen“. Es hilft dabei, weitere Perspektiven im Auge zu behalten. Regelmäßige Meetings und Abstimmungen unterstützen außerdem dabei, Probleme mithilfe anderer Menschen zu erkennen und zu besprechen, bevor sie den Projektverlauf nachhaltig beeinträchtigen.
Sachliche Widerstände überwinden
Sachliche Widerstände wie komplizierte und ineffiziente Prozesse, lange Entscheidungswege oder Ressourcenengpässe (zum Beispiel Materialien oder auch Fachwissen) können durch Logik, Sachverstand, Recherchen, Zukäufe und eine strukturierte Planung sowie Anpassungen überwunden werden. Zeigen sich keine Lösungen, können zusätzliches Fachwissen hinzugeholt oder „GoodPractice“-Lösungen recherchiert werden. Der Vorteil bei Sachthemen ist, dass wir in der Regel eine größere Expertise haben, diese zu lösen, weil wir im Umgang mit Sachfragen geschult und ausgebildet sind. Regelmäßiges Monitoring hilft, die Projektziele und Meilensteine kontinuierlich im Blick zu behalten und auf Abweichungen schnell zu reagieren.
Zwischenmenschliche Widerstände überwinden
Viele der aufkommenden Widerstände entstehen auf der sozialen, zwischenmenschlichen Ebene und sind normale Reaktionen auf abweichende Erfahrungen, Haltungen und Arbeitsweisen, aber auch auf Veränderungen in der bestehenden Kultur. Veränderungen sind oft mit Ängsten, Unsicherheiten oder sogar Überforderung verbunden. Diese Gefühle werden häufig durch mangelnde Kommunikation und Transparenz oder durch ein fehlendes Verständnis für die Notwendigkeit, unklare Rollenverteilungen und mangelnde Wertschätzung für das Bestehende hervorgerufen. Um zwischenmenschliche Widerstände zu überwinden, ist vor allem ein gelungenes Beziehungsmanagement entscheidend. Führungskräfte und Teamleader sind hier besonders durch echtes Zuhören und Verstehen, Präsenz und eine intensive Beziehungspflege gefragt. Der wichtigste Schlüssel dafür ist die Offenheit, hinter das sichtbare und offensichtliche Verhalten zu schauen. Um die gegenseitigen Erwartungen für eine bessere Zusammenarbeit zu formulieren, kann das Tool „Führungs- und Kooperationsdialog“ unterstützend eingesetzt werden. Führen Sie außerdem regelmäßige Teammeetings durch, in denen neben sachlichen Themen auch Raum für Zwischenmenschliches ist. Achten Sie dabei auf eine offene und respektvolle Gesprächskultur, das stärkt den Zusammenhalt und hilft, Widerstände abzubauen. Vielleicht finden Sie zu Ihrer Problemstellung Unterstützung in unserem Tool „Social Mapping“.
Neue Wege wagen
Während des Projektverlaufs kann es in manchen Situationen sinnvoll sein, bestehende Regeln, Prozesse und Verhaltensweisen zu hinterfragen. Besonders wenn diese hinderlich für den Projekterfolg sind, können situationsbedingte Regelabweichungen notwendig sein. Manchmal ergibt es Sinn, neue Wege zu gehen, die zuvor noch nicht gegangen worden sind, und so unauffällig auf pragmatische Lösungen zu setzen. Auch hier kann Ihnen das Tool „Paradoxie-Canvas“ helfen und neue Lösungswege aufzeigen. Jedoch brauchen solche Situationen das nötige Fingerspitzengefühl und sollten gut abgestimmt sein. Wichtig ist dabei, immer im Dialog mit den Führungskräften, Auftraggebenden oder Stakeholdern zu sein. Jede Entscheidung muss hinsichtlich der Auswirkungen bedacht sein. Seien Sie mutig und offen für Erneuerung, aber wägen Sie immer die Umstände und Konsequenzen ab. Generell steckt hinter dem (radikalen) Infragestellen ein großes Innovations- und Erneuerungspotenzial – nicht nur für Ihr Projekt, sondern vielleicht auch für das ganze Unternehmen.
Agiles Arbeiten und agiles Mindset – im komplexen Gelände schnell reagieren
In dynamischen oder besonders unsicheren Projektsituationen kann agiles Arbeiten das Mittel der Wahl sein, um flexibel auf Herausforderungen zu reagieren. Auch wenn bei der Projektplanung ein klassischer Projektmanagementansatz gewählt wurde, kann ein agiles Vorgehen in einer bestimmten Phase und zur Problemlösung kurzfristig hilfreich sein. Wenn Sie agil arbeiten wollen, denken Sie daran, dass es sich nicht nur um eine Methode handelt. Voraussetzung ist vor allem ein agiles Mindset. Agilität kann den Umgang mit Widerständen deutlich erleichtern. Dies liegt größtenteils an schnelleren Reaktionszeiten. Im agilen Projektmanagement findet sich alles, was dafür benötigt wird. Zentrale Merkmale dieser Ausrüstung sind:
Kurzzyklisches Arbeiten
Da im Projektgeschäft nicht vorhersehbar ist, welche Probleme oder Hindernisse wann auftreten können, kann sich für das gesamte Projekt oder die Planung einer bestimmten Phase ein Vorgehen in vielen kleinen Teilschritten empfehlen. In kurzen Arbeitszyklen (zum Beispiel sieben Tage) werden regelmäßig Fortschritte und Auswirkung auf Kundschaft, Stakeholder oder Betroffene überprüft, um bei Bedarf schnellstmöglich Anpassungen vorzunehmen. Dies ermöglicht eine flexible Ausrichtung an aktuelle Ereignisse. Fehler, Probleme und Hindernisse können so frühzeitig bearbeitet und längere Fehlentwicklungen vermieden werden. Die permanente Kommunikation im Projektteam sowie mit der Kundschaft, den Stakeholdern und Betroffenen des Projekts ist sehr wichtig, damit diese Arbeitsweise funktioniert. Ebenso von Bedeutung ist die Bereitschaft, Ziele und den Output anzupassen.
Agiles Mindset
Die Methoden des agilen Projektmanagements sind schnell erlernt. Wesentlich wichtiger ist jedoch das Mindset, also die Haltung, die auf Flexibilität, Offenheit und kontinuierliches Lernen und Verlernen setzt. Macherinnen und Macher sowie Teams mit agilem Mindset zeichnen sich gleichermaßen durch Anpassungsfähigkeit, Wendigkeit und ein schnelles Reaktionsvermögen aus. Um all dies in der Realität auch leben zu können, braucht es vor allem Wendigkeit im Geist. Damit ist die Fähigkeit gemeint, Gewohntes, Liebgewonnenes und Erlerntes infrage zu stellen. Das agile Mindset ist keine Selbstverständlichkeit, denn es erfordert unter Umständen auch das Loslassen von zum Beispiel Erfolgsvorstellungen, Gewohnheiten und etablierten Denk- und Arbeitsweisen. Offenheit für Neues ist hier also ebenso zentral wie die Bereitschaft, Liebgewonnenes loszulassen. Macherinnen und Macher, die über dieses Mindset verfügen, müssen sich nicht mehr fragen lassen: „Wollen Sie recht haben oder das Projekt zum Erfolg führen?“ Hinterfragen Sie daher alte Muster und starre Vorstellungen, die dem Erfolg im Wege stehen.
Lernpotenziale durch Herausforderungen erkennen
Es ist wichtig, sich immer wieder bewusst zu machen, dass Herausforderungen auch Chancen für wertvolle Lernerfahrungen und Erkenntnisse bieten – auch wenn sie auf den ersten Blick nicht sichtbar sind. Wir werden in unserem Handeln ausgebremst und aufgefordert, etwas zu verändern. Herausforderungen können uns beispielsweise dazu bringen, die Bedürfnisse anderer zu verstehen und unsere eigenen Verhaltensweisen und Bedürfnisse zu hinterfragen. Widerstände können jedoch auch auf andere Dinge aufmerksam machen, beispielsweise auf Versäumnisse, etwa in der Planung, der Steuerung oder Kommunikation. Herausforderungen und Widerstände lassen uns oft neue Perspektiven einnehmen. Ebenso können sie uns dazu auffordern, neues Wissen oder neue Fähigkeiten zu entwickeln. Fragen Sie sich: Worauf weist der Widerstand hin (zum Beispiel Versäumnisse, Bedürfnisse)?
Und was ist die tatsächliche Ursache oder die Quelle für den Widerstand? Die Lösungen, die Sie auf dieser Basis finden, sind meist nachhaltiger und wirkungsvoller als Schnellschüsse oder reine Oberflächenbehandlungen, weil Sie die Wurzel des Widerstandes erkannt haben. Probleme, die Sie auf diese Weise lösen können, führen oft auch zu einem tieferen Verständnis und zu einem Erfahrungszuwachs. Außerdem stärkt das Ihre Resilienz und Problemlösekompetenzen. Wenn Sie Ihre Lernerfolge bewusst wahrnehmen und festhalten, können Sie in Zukunft auf ähnliche Situationen besser vorbereitet sein und reagieren.
TOOLS ZUM DOWNLOAD
Identifikation von Hindernissen und Widerständen
Übersicht über die Quellen möglicher Widerstände zur Reflexion und Vorbereitung
Paradoxie-Canvas
Systematisches Abwägen von zwei Alternativen oder bei bestehenden Zwickmühlen
Projekt-Cockpit
Unterstützung für die Entwicklung eines projektspezifischen Dashboards zur Projektsteuerung
Führungs- und Kooperationsdialog
Zwei Leitfragen, die in jeder Führungsbeziehung gestellt werden können, um die Zusammenarbeit zu verbessern
Social Mapping
Erfassung der verschiedenen Gruppen und Personen sowie ihrer Ängste und Bedenken in Bezug auf das Projekt
REFLEXIONSBOX
- Wenn Sie sich konkrete Widerstände und Ihren persönlichen Umgang damit anschauen, wie gehen Sie typischerweise damit um? Gehen Sie sie frühzeitig an oder schieben Sie sie auf die lange Bank? Fällt Ihnen der Umgang mit fachlichen oder menschlichen Widerständen leichter? Wo sehen Sie Verbesserungspotenzial?
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- Gibt es Regeln, Prozesse oder Vorgaben, die hinderlich sind oder überholt erscheinen? Wie könnte ein sinnvoller Umgang damit aussehen? Was müsste gegebenenfalls geändert werden?
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- Hat sich der in Station 3 gewählte Projektmanagementansatz – agil, klassisch, hybrid – in der Projektdurchführung bewährt? Hat sich vielleicht eine andere Form als sinnvoller erwiesen? Gehen Sie noch einmal auf die jeweiligen Vor-und Nachteile des Ansatzes für Ihr Projekt ein und notieren Sie sie hier:
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- Wenn Sie die Widerstände und aufkommenden Probleme mit etwas Abstand betrachten, worauf könnten sie hinweisen (Versäumnisse, Bedürfnisse, Fehler etc.)? Was könnten Sie daraus lernen?
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- Wenn Sie sich Ihre Notizen ansehen, gibt es etwas, das Sie verändern möchten? Welche konkreten Maßnahmen ergeben sich daraus und bis wann müssen sie umgesetzt werden?
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