Handlungshilfe zur Einführung eines Ausbildungsbotschafter-Projekts

Nach Auswahl und Schulung folgt der sichtbarste Teil des Projekts: Einsätze in Schulen und bei Veranstaltungen. Entscheidend ist ein einfacher, verlässlicher Ablauf – von der Anfrage bis zur kurzen Nachbereitung. Je klarer die Prozesse, desto leichter kommen Schulen wieder auf Sie zu. 10.1 Überblick: Vom Bedarf zum Einsatz Ein Einsatz lässt sich in fünf Schritte gliedern: 1. Anfrage durch Schule/Partner 2. Klärung von Zielgruppe, Termin, Dauer, Berufswünschen 3. Matching und Zusage geeigneter Botschafter (inkl. Detailabsprachen) 4. Durchführung mit klarer Struktur und Zeit für Fragen 5. Nachbereitung: kurzes Feedback, Dokumentation, Learnings 10.2 Anfrage- und Buchungsprozess Schulen brauchen einen einfachen Buchungsweg (E-Mail oder Formular). Für die Planung reichen wenige Angaben: – Schule, Ansprechpartner, Kontaktdaten – Klassenstufe/Schulform, grobe Gruppengröße – Terminwunsch (Datum oder Zeitraum), Anlass – gewünschte Berufe/Branchen (optional) Intern hilft eine kurze Service-Regel: Rückmeldung innerhalb von 3–5 Werktagen – zuerst Eingangsbe- stätigung, dann Zusage oder Alternativvorschlag. Aber natürlich: Telefon geht immer! 10.3 Matching: Botschafter, Schule, Format Gutes Matching erhöht Wirkung und reduziert Reibung. Wichtige Kriterien: – Passung von Beruf/Branche zu Wunsch der Schule – Klassenstufe/Niveau (jüngere vs. abschlussnahe Jahrgänge) – Nähe/Anfahrtswege zur Entlastung von Betrieben und Azubis – Teamgröße: ideal 2–3 Botschafter pro Klasse, mög- lichst unterschiedliche Berufe/Betriebe Für die Verfügbarkeit genügt oft eine gepflegte Tabelle oder Kalenderübersicht (Botschafter, Betrieb, Berufs- schultage, Zeitfenster, geplante Einsätze). Handlungshilfe zur Einführung eines Ausbildungsbotschafter-Projekts www.rkw-kompetenzzentrum.de 25 Der Weg zur Buchung: Anfragen der Schulen Schulen haben mehrere, klare Kanäle, um das Botschafter-Programm bei der Kammer zu erreichen. Abbildung 6: Der Weg zur Buchung: Anfragen der Schulen (eigene Dastellung). Zentrale Koordination: Botschafter-Initiative der Kammer Die 4 Buchungskanäle E-Mail-Adresse Direkte Anfrage an die zentrale E-Mail- Adresse der Kammer. Online-Formular Ausfüllen eines strukturierten Formulars auf der Kammer-Website. Telefonische Anfrage Direkter Kontakt mit der Ansprechperson der Kammer. Interne Information Hinweise und Links in Rundschreiben (z.B. an BO-Koordinatoren). Wichtig: Klare Kommunikation der Ansprechstelle an das Schulnetzwerk. Handlungshilfe zur Einführung eines Ausbildungsbotschafter-Projekts www.rkw-kompetenzzentrum.de 26 10.4 Ablauf eines typischen Schuleinsatzes (60–90 Minuten) Ein einfacher Standardablauf erleichtert allen Beteiligten die Orientierung: 1. Begrüßung (Ziel, Ablauf, Hinweis: Fragen sind erwünscht) 2. Kurzvorstellungen der Botschafter (Weg in die Ausbildung, Alltag, Chancen) 3. Fragerunde/Gespräch (gern mit kleinem interaktivem Element) 4. Weiterführende Hinweise (Praktikum, Bewerbung, Angebote der Kammer) 5. Abschluss (Dank, Möglichkeit für Fragen danach) Wichtig sind: klarer Einstieg, genug Zeit für Fragen, motivierender Abschluss. 10.5 Logistik und Rahmenbedingungen Professionell wirkt, was gut vorbereitet ist: – Zeit: Start/Ende schriftlich bestätigen, Puffer für Anfahrt, Treffpunkt nennen – Raum/Technik: Bestuhlung und Technik (Beamer/WLAN) vorab klären – Begleitung: bei ersten Einsätzen möglichst Kammer-Ansprechpartner vor Ort; später reicht Erreichbarkeit im Hintergrund. Eine Lehrkraft sollte während des Einsatzes anwesend sein. 10.6 Vor- und Nachbereitung Kurze Routinen reichen – sie verbessern Qualität und entlasten langfristig. Vorbereitung: – Botschafter erhalten rechtzeitig: Ort, Zeit, Raum, Ansprechpartner, Klassenstufe, Gruppen- größe, Besonderheiten. – kurzes Briefing per Mail/Telefon: Ablauf, Mitbringen, Kleidung. Nachbereitung: – kurzer Check-in mit Botschaftern: Was lief gut? Welche Fragen kamen? Was verbessern? – kurzes Feedback der Schule (2–5 Fragen, telefo- nisch oder Mini-Umfrage): Nutzen, Organisation, Hinweise. Wichtig: Ergebnisse stichwortartig dokumentieren, damit das Projekt lernfähig bleibt.