Handlungshilfe zur Einführung eines Ausbildungsbotschafter-Projekts

Nach Auswahl und Schulung folgt der sichtbarste Teil des Projekts: Einsätze in Schulen und bei Veranstaltungen. Entscheidend ist ein einfacher, verlässlicher Ablauf – von der Anfrage bis zur kurzen Nachbereitung. Je klarer die Prozesse, desto leichter kommen Schulen wieder auf Sie zu.

10.1 Überblick: Vom Bedarf zum Einsatz

Ein Einsatz lässt sich in fünf Schritte gliedern:

1. Anfrage durch Schule/Partner
2. Klärung von Zielgruppe, Termin, Dauer, Berufswünschen
3. Matching und Zusage geeigneter Botschafter (inkl. Detailabsprachen)
4. Durchführung mit klarer Struktur und Zeit für Fragen
5. Nachbereitung: kurzes Feedback, Dokumentation, Learnings

10.2 Anfrage- und Buchungsprozess

Schulen brauchen einen einfachen Buchungsweg (E-Mail oder Formular). Für die Planung reichen wenige Angaben:

• Schule, Ansprechpartner, Kontaktdaten
• Klassenstufe/Schulform, grobe Gruppengröße
• Terminwunsch (Datum oder Zeitraum), Anlass
• gewünschte Berufe/Branchen (optional)

Intern hilft eine kurze Service-Regel: Rückmeldung innerhalb von 3–5 Werktagen – zuerst Eingangsbestätigung, dann Zusage oder Alternativvorschlag. Aber natürlich: Telefon geht immer!

10.3 Matching: Botschafter, Schule, Format

Gutes Matching erhöht Wirkung und reduziert Reibung. Wichtige Kriterien:

• Passung von Beruf/Branche zu Wunsch der Schule
• Klassenstufe/Niveau (jüngere vs. abschlussnahe Jahrgänge)
• Nähe/Anfahrtswege zur Entlastung von Betrieben und Azubis
• Teamgröße: ideal 2–3 Botschafter pro Klasse, möglichst unterschiedliche Berufe/Betriebe

Für die Verfügbarkeit genügt oft eine gepflegte Tabelle oder Kalenderübersicht (Botschafter, Betrieb, Berufsschultage, Zeitfenster, geplante Einsätze).

Der Weg zur Buchung: Anfragen der Schulen

Schulen haben mehrere, klare Kanäle, um das Botschafter-Programm bei der Kammer zu erreichen.

Zentrale Koordination: Botschafter-Initiative der Kammer
Die 4 Buchungskanäle

Wichtig: Klare Kommunikation der Ansprechstelle an das Schulnetzwerk.

10.4 Ablauf eines typischen Schuleinsatzes (60–90 Minuten)

Ein einfacher Standardablauf erleichtert allen Beteiligten die Orientierung:

1. Begrüßung (Ziel, Ablauf, Hinweis: Fragen sind erwünscht)
2. Kurzvorstellungen der Botschafter (Weg in die Ausbildung, Alltag, Chancen)
3. Fragerunde/Gespräch (gern mit kleinem interaktivem Element)
4. Weiterführende Hinweise (Praktikum, Bewerbung, Angebote der Kammer)
5. Abschluss (Dank, Möglichkeit für Fragen danach)

Wichtig sind: klarer Einstieg, genug Zeit für Fragen, motivierender Abschluss.

10.5 Logistik und Rahmenbedingungen

Professionell wirkt, was gut vorbereitet ist:

• Zeit: Start/Ende schriftlich bestätigen, Puffer für Anfahrt, Treffpunkt nennen
• Raum/Technik: Bestuhlung und Technik (Beamer/WLAN) vorab klären
• Begleitung: bei ersten Einsätzen möglichst Kammer-Ansprechpartner vor Ort; später reicht Erreichbarkeit im Hintergrund. Eine Lehrkraft sollte während des Einsatzes anwesend sein.

10.6 Vor- und Nachbereitung

Kurze Routinen reichen – sie verbessern Qualität und entlasten langfristig.

Vorbereitung:

• Botschafter erhalten rechtzeitig: Ort, Zeit, Raum, Ansprechpartner, Klassenstufe, Gruppen- größe, Besonderheiten.
• kurzes Briefing per Mail/Telefon: Ablauf, Mitbringen, Kleidung.

Nachbereitung:

• kurzer Check-in mit Botschaftern: Was lief gut? Welche Fragen kamen? Was verbessern?
• kurzes Feedback der Schule (2–5 Fragen, telefonisch oder Mini-Umfrage): Nutzen, Organisation, Hinweise.

Wichtig: Ergebnisse stichwortartig dokumentieren, damit das Projekt lernfähig bleibt.