Aller Anfang ist schwer. So hatten auch die vier Azubis der Stadtwerke Haldensleben ihre Startschwierigkeiten bei der Ideenfindung und mit dem Zeitmanagement ihres ersten Projektes. Woher soll auch die Erfahrung kommen? Dafür ist genau das Digiscouts-Projekt da: Die Auszubildenden können sich ausprobieren und Erfahrungen sammeln, aber unter realen Bedingungen.
„Als die ersten Projektideen entstanden, war spürbar, dass die Azubis erleichtert waren, doch so viele Ideen gefunden zu haben. Das Zeitmanagement verbesserte sich von Woche zu Woche. Ich habe mich sehr über die Weiterentwicklung ihrer Selbstständigkeit gefreut“, resümiert Franziska Lüder vom Personalmanagement-Team bei den Stadtwerken Haldensleben.
Alles auf Anfang
Wer nicht weiter weiß, muss eben fragen. Gesagt, getan: In kurzen Interviews befragten die Azubis verschiedene Abteilungsleitende nach Digitalisierungspotenzial.
„Nach anfänglichen Schwierigkeiten mit der Ideenfindung, haben wir dank der Interviews mit den Abteilungsleitenden viele Vorschläge bekommen. Jeder Beteiligte zeigte sich sehr interessiert an unserem Projektvorhaben“, erzählt Pascal Thieke, Auszubildender zum Kaufmann für Büromanagement.
Fehlender Überblick über den Werkzeugverleih und die Nutzung
Bei den Stadtwerken Haldensleben sind die Bestände und die technischen Daten an Werkzeugen, Rechnern und Bildschirmen analog erfasst und am Rechner abrufbar. Das Problem: Es gibt mehrere Werkzeuge, Rechner und Bildschirme derselben Art, die äußerlich nicht zu unterscheiden sind. Die Rechner und Bildschirme sind mit lnventarnummern versehen. Wenn die nächste Inventur ansteht, wird die Exceltabelle, in der die Daten erfasst sind, ausgedruckt, kontrolliert und per Hand abgestrichen. Änderungen werden im Nachhinein ergänzt.
In der Werkstatt gibt es viele verschiedene Werkzeuge, die von den Monteuren ständig in Benutzung sind. Leiht ein Mitarbeiter sich eines der Werkzeuge aus, wird dies in der Regel bei dem Bereichsleitenden des Netzbetriebes gemeldet. Dieser Schritt ist jedoch momentan nicht verpflichtend. Dadurch wissen der Netzbetriebsleitende und die Monteure oft nicht, welche Werkzeuge fehlen und wo sie sich gerade befinden. Außerdem wird die Wartung der Werkzeuge oft aus den Augen verloren.
Reorganisation des Werkzeugmanagements
„Für die Umsetzung unseres Projektes haben wir uns für eine Website entschieden, in der alle technischen Daten der Werkzeuge, Rechner und Bildschirme gespeichert werden. QR-Codes werden für jedes Gerät erstellt und angebracht. Beim Scan (über das Smartphone) wird der Anwender in das Programm weitergeleitet und die gespeicherten Daten des jeweiligen Geräts sollen aufgerufen werden (z. B. Herstellernummer, Garantie, Baujahr, Aufenthaltsort oder Wartung)“, erklärt Thieke. „Bevor die Monteurinnen und Monteure sich Werkzeuge ausleihen, tragen sie in die Website ein, welche Arbeitsmittel sie an dem jeweiligen Tag benötigen. Am Ende des Arbeitstages erfolgt dann die Rückgabe ins Lager und die Austragung aus der Website.“
Großes Projekt, große Lerneffekte
Thieke resümiert: „Da dies unser erstes, eigenständiges Projekt war, fiel uns das Zeitmanagement anfangs ziemlich schwer. Häufig mussten wir die Erledigungsfristen für bestimmte Aufgaben verlängern. Je länger das Projekt jedoch lief, desto besser kamen wir mit dem Zeitmanagement zurecht.
Die Kommunikation und Absprache stellten ebenfalls ein kleines Problem dar. Da zu keinem Zeitpunkt alle Azubis gleichzeitig im Unternehmen sind (abwechselnd in der Berufsschule), konnten wir nur selten alle an einem Besprechungstisch sitzen. Durch eine Online-Gruppe, mit der wir uns gegenseitig auf den neusten Stand brachten, konnten wir aber auch dieses Problem bewältigen.
Durch das Projekt-Digiscouts haben wir außerdem unsere Teamfähigkeit verbessert. Wir haben gelernt, wie viel Arbeit hinter einem Projekt stecken kann und wie wir mit Herausforderungen umgehen müssen.“
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