Wenn ein Digiscout mehr erreicht als geplant…

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Veröffentlicht: 05.11.2019

Zusammenfassung: Ein Versicherungsbüro aus Lörrach gewinnt enorme Kapazitäten für die Beratung - weil der Digiscout fast alle Abteilungen digitalisiert hat.

„Das komplette Büro könnte ich jetzt über mein Handy steuern.“ Inhaber Nico Proietto strahlt über das ganze Gesicht. In ganz kurzer Zeit gelang es seinem Digiscout, Standardaufgaben und wiederkehrende Prozesse zu digitalisieren, so dass nun bis zu 80 Prozent mehr Zeit bleibt, die Kunden zu beraten. Kunden der GGV AG Grenzgängerversicherungen sind Menschen, die in Deutschland leben und in der benachbarten Schweiz arbeiten, die sich dort kranken- und sozialversichern müssen. Das sechsköpfige Team aus Lörrach berät zu allem Wissenswerten rund um den Arbeitsantritt und vermittelt auch gleich die grenzüberschreitenden Versicherungslösungen.

Gestartet war der Auszubildende zum Kaufmann für Büromanagement mit der Idee, die veraltete Kundendatenbank in ein professionelles CRM (Customer-Relationship-Management) zu überführen. Doch wochenlang sah es so aus, als bliebe das eine schöne Idee. Denn alle recherchierten Softwarelösungen erwiesen sich als zu komplex oder entsprachen nicht den eigenen Anforderungen. Aber er blieb am Ball und stieß letztendlich auf eine Open Source-Lösung, die er selbst so anpassen konnte, dass sie perfekt für den Bedarf der GGV AG passt.

Die Übertragung von über 50.000 Kundendaten funktionierte problemlos. „Unsere alten Vorgehensweisen waren schon sehr umständlich“, erinnert sich Digiscout Vivian Möllers. „Wenn ein Vertrag digital einging, musste dieser für unsere Archivierungssoftware beispielsweise ausgedruckt und wieder neu eingescannt werden“. Ebenso war der Abgleich mit den unterschiedlichen Systemen umständlich und zeitaufwendig.

Aber mehr noch: Das Team hatte Feuer gefangen und digitalisierte gleich auch noch die komplette Buchhaltung, die Lohnabrechnungen inklusive Mitarbeiterverwaltung, Urlaubsplanung sowie Zeiterfassung und die Telefonanlage. Somit können die Möglichkeiten des CRM-Systems voll ausgeschöpft werden, denn es verfügt über die entsprechenden Schnittstellen zu den einzelnen Abteilungen und unterschiedlichen Anwendungen. Gerade die Buchhaltung wurde für eine Digitalisierung als besonders kritisch und zeitraubend angesehen. Umso mehr ist man begeistert, wie einfach auch das ging und welches enorme Einsparpotenzial an Papier, Zeit und Kosten die neuen Lösungen brachten. Vor allem die Mitarbeiter sind über die optimierten Prozesse entlastet und freuen sich über die vereinfachten sowie fortschrittlichen Arbeitsabläufe.

Zu Recht sind sie bei GGV stolz darauf, mehr erreicht zu haben, als sie sich vorgenommen hatten. Die Jury des RKW hat den Erfolg des Projekts mit der Nominierung für den bundesweiten Wettbewerb honoriert in der Kategorie der Unternehmen mit bis zu neun Beschäftigten.