Warenströme digital erfassen-besser planen können

Veröffentlicht: 17.01.2019

Zusammenfassung: Der Weg zu einem Warenwirtschaftssystem ist für einen kleinen Betrieb ein großer Schritt, den man am besten in vielen kleinen, aber richtigen geht.

 

Excel kann doch nicht alles sein

Die Harzer Naturküche erfasst künftig den Warenbestand digital und baut Schritt für Schritt ein vollwertiges Warenwirtschaftssystem entsprechend ihren Bedürfnissen auf. Mit zwei Geschäften sowie einer Senfmanufaktur in Quedlinburg liegt der Schwerpunkt auf regionalen Produkten, die zahlreichen Senfsorten werden selbst hergestellt. Doch wann muss was nachproduziert oder geordert werden? Wie viel ist jeweils noch da – seit wann und wie lange ist es haltbar? Excellisten und eigene Erfahrungen wurden bisher genutzt, was weder alle Mitarbeiter noch die Inhaberin zufriedenstellte. Eine digitale Lösung musste her.

Die erste Idee war zu groß für ein sechsmonatiges Digiscouts-Projekt, aber zeigte die Richtung für das Unternehmen auf: Ein Warenwirtschaftssystem würde vieles vereinfachen. Inhaberin Simone Seiboth wagte zusammen mit ihrem ersten Auszubildenden den ersten Schritt: Digitale Erfassung des Bestandes mit Scannern und EAN-Codes, ein digitales Kassensystem, Schnittstellen zur Produktion und zum Onlineshop. Auch diese die Anforderungsliste las sich herausfordernd. Zudem dafür zunächst einmal die IT-Infrastruktur zu schaffen war – im laufenden Betrieb wohlgemerkt, denn die Läden haben jeden Tag geöffnet.

Mit diesen Rahmenbedingungen begann ein ganz spannendes Projekt! Zunächst einmal war ein bisschen zu sortieren und zu überlegen, wie das Projekt angegangen werden soll, welches realistische Meilensteine sind und was eher nach dem eigentlichen Digiscouts-Projekt erst begonnen werden kann. Darüber sprach das Projektteam intensiv mit dem Coach. Mindestens ebenso spannend war aber auch die Entwicklung des Azubis in seiner Rolle als Projektleiter.

Team ist Trumpf

Die Inhaberin gab dem Auszubildenden alle Freiheiten, das interne Projekt zu beginnen – in der Absicht, ihm voll und ganz die Rolle des Projektleiters ausfüllen zu lassen. Das sorgte allerdings eher für Versunsicherung. Der Azubi fühlte sich mit dieser Aufgabe nicht wohl und auch ein wenig alleingelassen, redete darüber zunächst jedoch nicht. Und so vergingen ein paar Wochen, ohne dass es nennenswerte Fortschritte gab. Im gemeinsamen Gespräch kam das Problem zur Sprache. Es war ein Schlüsselmoment dieses Projektes, das danach gemeinsam vorangebracht wurde. Der Azubi erhielt mehr Unterstützung. Für ihn war es ein Gewinn, sich mit einem Team austauschen zu können, seine Meinung und seine Überlegungen teilen und auf den Prüfstand stellen zu können, dabei aber auch klare Vorgaben zu haben, wie die nächsten Schritte aussehen sollten.

So funktionierte es. Eine Entscheidung zugunsten eines digitalen Kassensystems wurde getroffen und die notwendigen infrastrukturellen IT-Maßnahmen beauftragt. Der Auszubildende und der Sohn der Inhaberin arbeiteten sich als Erste in das neue System ein und übernahmen die Aufgabe, es den Kolleginnen zu erläutern. Nebenher musste und muss der Bestand erfasst werden. Aber waren auch die ersten Schritte vorsichtig, stimmt doch nun die gemeinsame Richtung. Darauf kann besonders der Auszubildende stolz sein.