Reisekostenabrechnung per App erledigen: flexibel, bequem, bargeldlos

Veröffentlicht: 18.11.2019

Zusammenfassung: Das interdisziplinäre Azubi-Team digitalisiert den alltäglichen Workflow der Reisekostenabrechnung. Sie erfüllen damit nicht nur einen lang ersehnten Wunsch der reisenden Belegschaft, sondern nehmen den ein oder anderen Mitarbeiter mit in das...

Aus dem Dornröschenschlaf erweckt. Das vierköpfige, interdisziplinär aufgestellte Digiscout-Team greift mit seiner Idee, einer App zur Reisekostenabwicklung, einen lang gehegten Wunsch der reisenden Mitarbeiter und der Finanzbuchhaltung der FEINWERKTECHNIK hago GmbH auf, einem Generalisten in der Blechbearbeitung mit Sitz in Küssaberg am Hochrhein. Die Reisekostenabrechnung soll schneller, flexibler und vor allem bargeldlos erfolgen. Schluss mit der Belegflut, dem händischen Ausfüllen der Reisekostenabrechnung und der Auszahlung über die Barkasse.

Um die Geschäftsführung zu überzeugen, lieferten die angehende Industriekauffrau, ein Werkzeugmechaniker und zwei technische Produktdesigner harte Fakten. Welche Ersparnis bringt der Einsatz einer App gegenüber der herkömmlichen Methode? Um dies herauszufinden, analysierten sie den Prozess und informierten sich bei den Fachkollegen. Rund 30 Dienstreisen werden monatlich abgerechnet, das entspricht einem Zeitaufwand von 1.600 Minuten, also rund 26 Arbeitsstunden. Der Einsatz der App reduziert den Zeitaufwand um 62,5 Prozent auf 600 Minuten. Und mit der dieser Kosten-Nutzen-Rechnung überzeugte das Azubi-Quartett die Geschäftsführung. Sie erhielten den Auftrag der Projektumsetzung mit einer entsprechende Budgetfreigabe.

Kleine Idee – große Auswirkung – schnelle Umsetzung
Was folgte, waren Internetrecherchen nach modernen Reisekosten-Apps. Ein Anbieter überzeugte schlussendlich und die Digiscouts führten die Verhandlungen zielstrebig und erfolgreich. Das brachte nicht nur einen Preisnachlass ein, sondern vor allem wohlwollendes Staunen der Kolleginnen und Kollegen. Ein Kollege aus dem kaufmännischen Bereich betreut die App und richtet für die Reisenden die Zugänge ein, und die Digiscouts geben noch so manchen Tipp an die weniger App-Affinen weiter. Einmal die App auf dem Handy installiert, kann der Reisende heute seine Belege fotografieren, speichern und mit einem Klick von unterwegs an die Finanzbuchhaltung versenden. Und das „Schmankerl“ für die Geschäftsführung: der Jahresüberblick aller Dienstreisen direkt über das Smartphone abrufbar.

Was hat das Digiscout-Projekt gebracht?
„Das Projekt ist abgeschlossen. Die Azubis rechnen mit einer Einsparung von mehr als 25.000 Euro innerhalb von drei Jahren. Das ist beachtlich für ein Ausbildungsprojekt“, sagt die Ausbildungsleiterin des Unternehmens Joana Heer, „das Team hat sehr zielstrebig und kontinuierlich gearbeitet und konnte so manchen Mitarbeiter mit ins Zeitalter der Digitalisierung mitnehmen“.