Digiscouts-Duo digitalisieren den analogen Prozess der Raumbuchung und Dienstfahrzeugreservierung.

Die gkk DialogGroup GmbH inkl. der iPremium Service München GmbH ist eine Fullservice-Agentur für Dialogmarketing – über das gesamte Spektrum der Customer Journey und in allen Kanälen. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung bietet die gkk DialogGroup GmbH an mehreren Standorten in Deutschland individuelle Dialogmarketing-Lösungen für ihre Kunden an – ganz nach dem Unternehmens-Motto: „Menschen verstehen - Menschen gewinnen - Menschen begleiten“.

Am Projekt Digiscouts® haben Ariane Quillery und Leonie Ströhr, beide Auszubildende im 2. Lehrjahr zur Kauffrau für Marketingkommunikation bei iPremium Service München GmbH, teilgenommen und so ihren Ausbildungsbetrieb ein Stückchen digitaler gemacht.

Ich habe mit beiden im Interview über ihr Projekt, ein digitales Buchungssystem von (Meeting-)Räumen und Poolfahrzeugen, gesprochen.

Wie seid ihr als Team an das Projekt „Azubis als Digiscouts®“ herangegangen?

Ariane Quillery: „In erster Linie haben wir uns mit der Ideenfindung beschäftigt. Das heißt, nach potenziellen Digitalisierungsmöglichkeiten im Unternehmen gesucht. Als zusätzliche Hilfe haben wir die anderen Azubis zu Rate gezogen und mittels Brainstorming erste Projektideen gesammelt. So kamen wir schließlich zu unserer Projektidee, dem digitalen Buchungssystem. Schon zu Beginn – als wir uns mit dieser Idee auseinandersetzten – fiel uns auf, dass an unserem Standort jegliche Raumbuchung nur in enger Abstimmung mit unseren Kolleginnen und Kollegen aus dem Sekretariat erfolgte.

Was waren für euch zentrale Auswahl- bzw. Entscheidungskriterien für das Projekt digitales Buchungssystem?

Leonie Ströhr: „Weil diese Projektidee im Vergleich zu den anderen großes Digitalisierungspotenzial und einen hohen Mehrwert für unser Unternehmen darstellt. Das heißt, Verfügbarkeiten sowie Umbuchungen von Räumen mussten vorher stets schriftlich oder telefonisch im Sekretariat angefragt werden. Da wir viele Räume in verschiedenen Gebäuden haben, sahen wir hier einen Prozess, den wir komplett von analog in digital umwandeln konnten. Zudem bot die Umstellung zusätzlich die Chance die Reservierung der Firmenfahrzeuge als weitere Ressource ins digitale Buchungssystem zu integrieren.

Die Kostenfrage war ein weiteres Kriterium, welches uns bei unserer Entscheidung stark beeinflusst hatte. Dieses Projektvorhaben war auch hier, im Vergleich zu den anderen, am wirtschaftlichsten. Letzten Endes war auch der zeitliche Faktor von Bedeutung. In der Phase der Ideensuche fiel uns auf, dass die anderen Projektideen im vorgegebenen Zeitrahmen von sechs Monaten nicht rechtzeitig umgesetzt hätten werden können. Zusammengefasst kann man sagen, dass der größte Nutzen unseres Projekts in der Zeitersparnis lag. Gleichzeitig ermöglichte es aber auch die Kolleginnen und Kollegen im Sekretariat zu entlasten.“

Wie ging es für euch nach der Entscheidung für das Projekt digitales Buchungssystem weiter?

Ariane Quillery: „Nachdem die Projektidee von unserer Geschäftsführung abgesegnet war, begannen wir mit der Umsetzung. Diese bestand in erster Linie daraus, einen konkreten Zeitplan zu erstellen. Im nächsten Schritt setzten wir uns mit der IT-Abteilung unseres Unternehmens in Verbindung. In Abstimmung mit dieser beschlossen wir das digitale Buchungssystem als eine Erweiterung in Outlook Office zu integrieren, sodass jeder schnell und digital die Räume vom eigenen Computer oder Laptop buchen konnte. Nachdem die Konferenzräume als Erweiterung von Outlook Office integriert wurden, haben wir ein How-To verfasst, worin beschrieben wurde, wie zukünftig die Räume – digital – gebucht und storniert werden können. Zusätzlich schulten wir das Sekretariat, da diese Abteilung von diesem Digitalisierungsprozess am meisten betroffen war bzw. davon profitierte. Das Sekretariat sollte weiterhin auf alle Buchungen Zugriff haben, da sie den Gesamtüberblick und damit zugleich den reibungslosen Ablauf, wie zuvor auch, wahren sollten.“

Wie haben die Kolleginnen und Kollegen auf eure Projektidee reagiert?

Leonie Ströhr: „Die meisten Arbeitskollegen reagierten positiv auf unser Projekt, da sie einen praktischen Nutzen erkannten, welcher vor allem den Arbeitsalltag erleichtern würde. Infolgedessen reagierten sie mit Interesse und Hilfsbereitschaft. Das Sekretariat selbst zeigte sich hingegen zunächst etwas skeptisch. Die Umstellung würde schließlich dazu führen, dass sich über lange Zeit eingespielte Arbeitsprozesse verändern würden. Nach genauerer Erklärung und einem persönlichen Austausch konnten sie jedoch überzeugt und von dem Nutzen begeistert werden.“

Was war für euch die größte Herausforderung im Projekt?

Ariane Quillery: „Die für uns größte Herausforderung war das Erstellen eines KVA´s (Kostenvoranschlag), da wir beide mit dieser Thematik zuvor wenig in Berührung gekommen waren. Hier haben wir sehr lange gebraucht, um zu verstehen was ein KVA denn genau zu beinhalten hat und welche Punkte wir genau beachten müssen. In Folge dessen war dann der erste KVA, welcher an unsere Geschäftsführung rausging, ziemlich ungenau und führte dazu, dass eine Neuerstellung gewünscht wurde. Im Team haben wir uns gegenseitig aufgebaut und nach längerer interner Recherche und Abstimmungen einen für die Geschäftsführung zufriedenstellenden KVA erstellt und letzten Endes auch den Projektauftrag unterschrieben bekommen.“

Was ist eurer Meinung nach besonders gut gelaufen?  

Leonie Ströhr: „Das war die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Die Kommunikation und Arbeitsaufteilung haben wir sehr gut hinbekommen und uns auch bei jeglichen Hindernissen immer gut unterstützt. Bei der Ideensammlung haben wir uns beide als sehr kreativ erwiesen und waren meist derselben Meinung, was die gemeinsame Projektarbeit sehr angenehm und produktiv machte.“

Was hat am meisten Spaß und Freude während des Projekts bereitet?

Ariane Quillery: „Eines der Dinge, die uns am meisten Spaß gemacht haben, war die Ideenfindung am Anfang unseres Projekts. Das Kreativ-Sein und die Zusammenarbeit mit den anderen Azubis hat uns große Freude bereitet. Des Weiteren waren wir beide sehr enthusiastisch darüber, den Besuch unseres RKW Coaches vorzubereiten, wie auch die finale Ausarbeitung unserer Projektidee am Anfang. Unter anderem waren wir beide sehr dankbar dafür zu erfahren, was es bedeutet in einem Team zu arbeiten und gemeinsam ein Projekt, über eine so lange Zeit, auf die Beine zu stellen. Wir empfanden es als ein tolles Erlebnis. Zu sehen, wie aus einer simplen Idee etwas entsteht, dass zu einer Erleichterung im Arbeitsalltag unseres Unternehmens führt.“

Was habt ihr durch das Projekt Digiscouts® am meisten gelernt?

Leonie Ströhr: „Durch die Teilnahme an den Digiscouts® 2020 durften wir z.B. lernen, was es bedeutet aus einer eigenen Idee ein Projekt zu entwickeln. Des Weiteren bekamen wir als Auszubildende die Gelegenheit in die Rolle eines Projektmanagers zu schlüpfen. Auch sind wir durch unser Projekt an Aufgaben geraten, welche uns davor noch unbekannt waren und deren Umsetzung uns noch fremd war. Wir durften ebenfalls erfahren, was es bedeutet seine Zeit gut und vorteilhaft einzuteilen und wie man im Arbeitsalltag Prioritäten setzt. Schlussendlich war es für uns auch sehr lehrreich zu erfahren wie man mit Hindernissen umgeht und sie zusammen beseitigt.“

Inwiefern seid ihr mit eurem Projekt zu Expertinnen geworden?

Ariane Quillery: „Dadurch, dass unser Projekt das digitale Buchungssystem war, haben wir uns intensiv mit den Buchungsprozessen beschäftigt. Dazu kam eine Testphase unserer vollendeten Projektidee, in der wir verschiedene Szenarien bezüglich der Raumbuchung durchgespielt haben. So haben wir neues Wissen etwa in Bezug auf Digitalisierung im Arbeitsalltag erworben. Des Weiteren werden wir in Zukunft in Kooperation mit unserem Sekretariat die offiziellen Ansprechpartner sein, wenn Fragen bezüglich des Prozesses zur Buchung oder Stornierung von Räumlichkeiten aufkommen sollten.  Letzten Endes können wir also nur dankbar dafür sein, dass wir schon so früh in der Ausbildung die Möglichkeit hatten, Experten in so vielen Bereichen, die ein Unternehmen ausmacht, zu werden.

Fazit der Ausbilder

Alexandra Schaller und Andreas Brinkmann: „Die Idee der Digitalisierungsscouts ist sehr gut und idealerweise auszubauen. Die Begleitung des Projekts durch das RKW, wie etwa durch die Bereitstellung eines Projektmanagement-Tools, digitale Kurse zum Thema Projektmanagement und festgelegten Meilensteinen, war unterstützend. Dies gab unseren Auszubildenden Struktur und einen roten Faden im Projekt. Grundsätzlich ist festzuhalten: Das Programm Digitalisierungsscouts hilft allen Azubis den Blick über den jeweils eingesetzten Bereich hinaus zu werfen, Verantwortung zu übernehmen und sich mit den Herausforderungen des täglichen Geschäftslebens auseinander zu setzen. Zurückgespielt wurde an uns, dass es allen am Projekt beteiligten Freude gemacht hat – und wenn nachhaltige Optimierungsmaßnahmen umgesetzt werden können, dann ist dies eine Win-Win-Situation für Azubis, Ausbildende und Betrieb. Für eine Weiterentwicklung von Auszubildenden, persönlich und fachlich, ist dieses Programm auch in Zukunft wünschenswert.“.