Mit ganzem Herzen bei der Sache: wenn Azubis etwas im Betrieb bewirken

Digiscouts führen App für Poolfahrzeuge ein

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Veröffentlicht: 04.05.2020

Zusammenfassung: Poolfahrzeuge zu buchen war bei einem Logistikunternehmen eine aufwendige Angelegenheit. Die Azubis haben den Prozess vereinfacht, indem sie eine App eingeführt haben, mit der die Mitarbeitenden Poolfahrzeuge online reservieren können.

Poolfahrzeuge mit Excellisten und diversen Kalendern reservieren, verbunden mit jeder Menge Papierverbrauch für diverse Kostenstellen und die Buchhaltung – diese Zeiten sind bei der LGI Logistics Group International GmbH endlich vorbei. Möglich gemacht hat das ein vierköpfiges Azubiteam und hat damit allen Beteiligten eine übersichtliche und transparente Darstellung der Buchungsvorgänge ermöglicht. Weitere Vorteile sind, dass Fahrzeuge standort- und zeitunabhängig reserviert und Rechnungen der richtigen Kostenstelle zugewiesen und abgerechnet werden können. Darüber hinaus spart die Abteilung Fuhrpark durch den neuen Prozess über 90 Minuten pro Monat an Zeit ein. 

Dass das Digiscouts-Projekt so reibungslos umgesetzt werden konnte, lag vor allem an der Motivation der Azubis, allen voran die Projektleiterin Rüya Arslan. Die Auszubildende zur Industriekauffrau im zweiten Lehrjahr hatte stets alle Meilensteine und Aufgaben während der gesamten Projektlaufzeit im Blick.

Wie war es für dich, die Rolle als Azubis zu wechseln und als Projektleiterin den Hut aufzuhaben und ein Team zu leiten?

Am Anfang war es sehr aufregend und ich wusste nicht so recht, was da alles auf mich zukommen würde. Ich hatte schon teilweise Angst vor der Verantwortung. Als es dann ernst wurde und wir uns die Aufgaben aufgeteilt haben, habe ich gemerkt, dass ich nicht alleine bin. Das war wirklich eine großartige Erfahrung und ganz anders als ich es mir vorgestellt habe.  Ich kann nur jedem raten, diese Erfahrung zu machen. Trotzdem möchte ich noch anmerken, dass man sich in der Rolle als Projektleitung darauf einstellen muss, ein wenig vor zu arbeiten, damit man sich – wenn nötig – auch mit den Aufgaben der anderen beschäftigen kann.

Welche Aufgaben kamen als Projektleiterin (zusätzlich) auf dich zu?

Ich musste vor den Teamsitzungen etwas Vorarbeit leisten und mir alles schon mindestens einmal durchgelesen haben, damit ich bei Rückfragen auch antworten konnte. Außerdem habe ich mich noch mit zusätzlichen Themen wie Programmieren auseinandergesetzt, da sich bei uns beispielsweise niemand so wirklich mit dem Tool „PowerApps“ auskannte.

Mit welchen Hürden oder Problemen wurdest du als Projektleiterin konfrontiert?

Für die Projektleitung ist die größte Hürde der Druck. Man muss damit klarkommen, dass manchmal nicht alles glatt läuft und die Zeit ein Problem werden kann. Dann muss man seine Pläne ändern und auch mal flexibel sein. Meine Aufgabe war es auch, den Gesamtüberblick zu behalten und bei Verzögerungen Ruhe zu bewahren.

Wie hast du die Probleme und Hürden gelöst?

Das haben wir als Team gemeinsam gelöst. Ich habe immer mit allen aus dem Team Rücksprache gehalten, ob und wie man etwas vielleicht doch besser gestalten könnte. Unterstützt hat uns aber auch unsere Betreuerin Katalin Bayer. Dass da jemand ist, der einem weiterhelfen könnte, reicht manchmal aus, um selbstsicherer an die Sache ranzugehen.

Wie hast du als Projektleiterin die Teamarbeit empfunden? Wie habt ihr euch da aufgeteilt bzw. die Aufgaben verteilt?

Am Anfang lief das alles relativ von selbst. Wir waren gemeinsam bei der Auftaktveranstaltung, wir haben uns alle mit den Themen beschäftigt, die auf uns zukommen würden und haben uns regelmäßig getroffen, um uns gegenseitig auf dem Laufenden zu halten. Vor allem das Projektmanagementtool Active Collab war eine Bereicherung, da wir an verschiedenen Standorten eingesetzt waren und wir uns super über die Plattform verständigen konnten. 

Was würdest du beim nächsten Mal als Projektleiterin anders machen? Und wieso?

Ich würde noch früher anfangen. Wir lagen zwar in unserem Zeitplan, trotzdem gilt: je früher man anfängt, desto besser.

Es gibt immer etwas, was man verbessern kann. Zum Beispiel würde ich beim nächsten Mal versuchen, alles besser zu koordinieren, auch außerhalb des Projektes. 

Würdest du überhaupt nochmal ein Projekt leiten wollen?

Ja, sehr gerne. Dann aber unter den oben genannten Voraussetzungen.

Welche Tipps würdest du zukünftigen Digiscouts-Projektleitern mit auf den Weg geben?

Habt Spaß bei der Umsetzung und macht etwas, wofür ihr euch selbst begeistern könnt. Die Einstellung bei der Arbeit am Projekt ist meiner Meinung nach sehr wichtig. Man kann sehen, wenn jemand nur halbherzig bei der Sache ist und das ist schade. Ich habe es als sehr aufregend empfunden, etwas in meinem Betrieb bewirken zu können und dass wir als Team einen Einfluss darauf hatten. Dieser Gedanke hat uns alle noch mehr motiviert und vorangebracht.