Im Rahmen des Digiscouts®-Projekts haben die drei Azubis Dana, Medina und Manuel bei TELE 5, einem privaten Fernsehsender beschlossen, die interne und externe Kommunikation zu optimieren.

Im Gespräch mit dem Digiscouts-Team von TELE 5 über das Projekt habe ich erfahren, was sich hinter der Idee „der Optimierung der internen und externen Kommunikation“ verbirgt und was die Azubis am meisten gelernt haben. 

Damals – über die Ausgangssituation und Inspiration zum Projektvorhaben

Der Arbeitsalltag von TELE 5 wurde früher von Slack, einem webbasierten Instant-Messaging-Dienst zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen, begleitet. Dieses dient der internen wie externen Kommunikation und dem Datenaustausch, zum Beispiel mit Dienstleistern für die Produktion von Clips, für Programmierungen, Filmschnitte, Jugendschutzabstimmungen etc. Da Slack aber ohne klare Kommunikationsstrukturen und -Regeln – in Sachen Austauschorganisation – genutzt wurde, entstand mit der Zeit ein Durcheinander und eine Unübersichtlichkeit. So kamen die Azubis auf die Idee, die Kommunikation und den Datenaustausch in Microsoft Teams zu übertragen. Motivation und Ziel waren: durch die Migration in Microsoft-Teams die Kommunikation und den Datenaustausch zu strukturieren und damit nachhaltig sowie übersichtlicher zu gestalten. Zudem verfügte das Unternehmen über vorhandene Lizenzen für Microsoft Office 365, das bedeutete keine zusätzlichen Kosten. Im Gegensatz, es ergab sich sogar Einsparpotential, durch das zukünftige Wegfallen der Lizenzkosten für Slack. Der Vorteil des Tool-Umzuges lag vor allem darin, dass zukünftig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Dateien werden direkt sortiert und übersichtlich in einem gesonderten Reiter abgelegt. Durch das Einbinden der weiteren Funktionen aus dem Office-Paket ergab sich zusätzlich die Möglichkeit, die Projektzusammenarbeit intern wie mit den Externen noch effizienter und transparenter zu gestalten.

Ein Perspektivwechsel und Resümee der Betreuerinnen
Arbeitsnahe Lernerfahrungen – Eigendynamiken von Projekten, Grenzen erleben und nachhaltige Erkenntnisse gewinnen

Das Projekt ist mit großer Euphorie gestartet und voller Begeisterung ging es an die ersten Schritte. Die Auszubildenden machten sich schnell und proaktiv auf die Suche nach den einzelnen Bedürfnissen der Mitarbeitenden in Bezug auf Digitalisierung bzw.  Erleichterung durch Digitalisierung. Es waren auch zeitnah gewisse Themen im Fokus. Hier fand ein regelmäßiger Austausch mit den Ausbildern statt und das Projektvorhaben war schlüssig und nachvollziehbar. Das Feedbackgespräch mit RKW Coach Josef Wissinger war ebenfalls sehr hilfreich, erzählen die Betreuerinnen. Dieses gab Gelegenheit, durch externe Augen das Projektvorhaben der Azubis und die Umsetzung, mit Blick auf den zeitlichen Aufwand prüfend zu hinterfragen.

Wir als Betreuerinnen haben uns hier sehr zurückgehalten, das Ziel war für uns, den Auszubildenden freie Hand zu geben. In der Umsetzungsphase merkten wir jedoch, dass die Kommunikation von Seiten der Auszubildenden geringer wurde. Nach einigem Nachhaken wurde klar, dass es ein zu großer Umfang für ein Digiscouts-Projekt ist und die Azubis in eine Art Überforderung schlitterten. Tina Siglreithmayr, Senior Sales Projektmanagerin.

Rückblickend betrachtet wurden für diese Überforderung drei Aspekte genannt: das erste eigenständige Projekt mit all seinen Tücken, ein zu großer zeitlicher Aufwand und zu wenig gezieltes Fachwissen. Im gemeinsamen Gespräch mit den Auszubildenden wurde die Projektumsetzung rekapituliert. Was die Azubis bisher geleistet hatten, das eigendynamische Wachsen von Komplexitäten im Projekt und der damit einhergehende (neue) Zeitaufwand. Die Azubis gewannen so eine neue Sichtweise auf ihr Projekt aber auch die Akzeptanz, an dieser Stelle ihr Digiscouts®-Projekt als „umgesetzt und abgeschlossen“ anzuerkennen. Erleichterung, Zufriedenheit und Freude auf die Abschlussveranstaltung stellte sich seitens der Azubis wieder ein.

Es kann auch manchmal für das Unternehmen die bessere Lösung sein, ein Projekt mit einem Zwischenergebnis zu beenden – wenn etwa der Punkt der Nicht-Machbarkeit – aufgrund der Komplexität und Umfangs – für Azubis erreicht ist. Es war ein „Lernen am Modell“ möglich, was den Azubis erlaubt zukünftig in der „echten Arbeitswelt“ Gefahren und Tücken von Projekten rechtzeitig zu erkennen und entsprechend professionell zu handeln.

Trotz, oder (vielleicht) gerade wegen des nicht „bilderbuchreifen Projektverlaufs“ verbuchen die Betreuerinnen und Azubis ihr Digiscouts®-Projekt als Erfolg. Hier dürfen Auszubildende ihre Lernerfahrungen, was Projektabwicklungen betrifft, machen. Sie erhalten die Möglichkeit mit Schwierigkeiten, aber auch Erfolgen umzugehen und aus diesen zu lernen. Es wird ihren Arbeitsalltag dahingehend verändern, dass diese Lernerfahrungen mit eingebracht werden, fassen Siglreithmayr und Wiedemann zusammen.

Was wir mitnehmen ist: die Begeisterung, dass Azubis die Möglichkeit haben solche Lernerfahrung zu machen und eigene Überlegung unsere künftigen Azubis auch in Projektmanagement-Einheiten zu schulen. Wir sind sehr stolz auf unsere Azubis, wir sehen alles im Rahmen des Projekts Entstandene als vollen Erfolg und freuen uns, dass wir Teil des Projektes sein durften. Irene Wiedemann, HR Managerin.