Mehr Zeit für den Gast: Housekeeping-Software macht´s möglich

Azubis ersetzen Checkliste aus Papier durch Tablet

Veröffentlicht: 16.12.2019

Zusammenfassung: Woher weiß die Rezeption, wann das Zimmer eines Gastes bezugsfertig ist? Bisher war das nur über Listen möglich, die von der Hausdame an der Rezeption abgegeben wurden. Die Azubis eines Hotels haben das Papier nun durch eine Software ersetzt.

In der Hotellerie ist die Reinigung eines Zimmers genauestens durchgetaktet. Es muss sauber sein und der Gast zufrieden, Zeit spielt dabei eine wichtige Rolle. „Es kann durchaus vorkommen, dass ein Gast frühzeitig in sein Zimmer einchecken möchte“, sagt Susan Hartzer, Hoteldirektorin im Hotel Kleefelder Hof in Hannover. „Früher wussten wir immer erst am Ende einer Schicht, welche Zimmer sauber waren.“

Prüfender Blick: Kann der Gast sein Zimmer beziehen?

Genauer gesagt wusste zuerst die Hausdame Bescheid, ob das Zimmer für den Gast bezugsfertig war, die mit einer Checkliste jedes einzelne Zimmer überprüfte – auf Sauberkeit, aber auch, ob zum Beispiel etwas kaputt war, fehlte oder repariert werden musste. Diese Liste übergab die Hausdame dann einem Mitarbeiter an der Rezeption. Stand ein Gast früher als erwartet an der Rezeption, musste dann ein Mitarbeiter im schlimmsten Fall bis zum letzten Zimmer in die dritte Etage laufen und nachfragen, ob das Zimmer fertig war. „Das hat teilweise bis zu sieben Minuten gedauert. Diese Zeit sparen wir uns jetzt mit dem Tablet und der Housekeeping-Software ein“, erzählt Dana Lachmann, Auszubildende zur Hotelfachfrau.

Wie die Housekeeping-Software die Arbeit erleichtert

„Ist ein Zimmer gereinigt, kann derjenige, der das Zimmer sauber gemacht hat, mit dem Tablet den Button „sauber“ oder „schmutzig“ auswählen. Die Meldung erscheint sofort unten bei uns an der Rezeption“, sagt Lachmann. Und noch mehr kann die Software. Ist etwas defekt, wie beispielsweise eine Glühbirne, die ausgetauscht werden muss, dann bekommt der Hausmeister direkt eine Nachricht auf sein Smartphone.

Fazit der Testphase

Einigen Wochen haben die Azubis und Mitarbeiter nun die Housekeeping-Software ausgiebig getestet. „Es erleichtert definitiv unseren Arbeitsalltag und spart Zeit ein, die wir in unsere Gäste investieren können. Allerdings gibt es noch Verbesserungsbedarf bei der Software“, ergänzt die Hoteldirektorin. So fehle beispielsweise noch der Zwischenschritt, dass die Hausdame die Zimmer freigeben kann. Aktuell kann nur eine Person das Zimmer in der Software mit „sauber“ markieren. In der Regel sei das die Person, die das Zimmer reinige. Eine letzte Kontrollinstanz fehle aber noch. Damit alle Mitarbeiter von dem Digiscouts®-Projekt profitieren können, müssen außerdem noch weitere Tablets gekauft und WLAN-Router auf allen Etagen des Hotels installiert werden.

Noch mehr Ideen in der Luft

Die Anschaffung der Housekeeping-Software war erst der Anfang der Digitalisierung im Hotel Kleefelder Hof. Die Digiscouts® haben bereits weitere Ideen, die sie gerne umsetzen möchte – sei es Rechnungen zu digitalisieren oder etwas im Frühstücks- oder Barbereich.
„Uns war es wichtig, dass die Azubis sich einbringen konnten. Die jungen Mitarbeiter haben einen anderen Blick auf das tägliche Geschäft. Deswegen wird es auch weitere Projekte geben“, resümiert Hartzer.