Interner Firmenchat: vereinfachte Kommunikation für alle Mitarbeiter

Veröffentlicht: 20.01.2020

Zusammenfassung: Wie könnte man Telefon und E-Mail in einem Tool vereinen und dabei noch den Datenschutz erhöhen? Mit dieser Frage starteten die Azubis einer öffentlichen Verwaltung in das Digiscouts-Projekt. Wenige Monate später war der interne Firmenchat fertig.

„E-Mails sind oftmals zeitintensiv und formal“, sagt Arne Jacob, der bei der Wirtschaftsförderung Bremen seine Ausbildung zum Fachinformatiker für Systemintegration im zweiten Lehrjahr absolviert. Deswegen haben wir uns dritt zu Beginn des Digiscouts-Projektes Gedanken gemacht, wie wir eine schnellere und übersichtlichere Kommunikation für alle Mitarbeiter im Unternehmen einführen könnten.“ Mit seinen zwei Azubi-Kollegen Mirko Gohlisch und Nicole Rautenhaus einigten sich alle darauf, dass es ein Tool mit Messengerfunktion werden sollte und datenschutzrechtlich abgesichert ist. Schließlich sollten über den internen Chat auch sensible Daten verschickt werden können.

Sicherheit und Datenschutz gehen vor

Innerhalb des Digiscouts-Projektes haben die Azubis die Möglichkeit über eine E-Learning-Plattform Kurse zu absolvieren, wie beispielsweise den über „Datenschutz und Datensicherheit“. Als Digiscout ist es wichtig zu wissen, wie man mit firmeninternen Daten umgehen soll und darf. „Die Module helfen den Azubis, das Wichtigste in Kürze zu verstehen und folgerichtig zu Handeln. So lernen die Azubis beispielsweise, wie sie ein sicheres Passwort anlegen können und versiert mit E-Mails und Datenträgern umgehen sollen“, weiß Oksana Beresina, Referentin der Digiscouts im RKW Kompetenzzentrum.
„Der Moodle-Kurs war für uns sehr hilfreich, und hat uns gerade, was die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betrifft, noch ein bisschen mehr sensibilisiert“, erzählt Jacob. Die Auswahl des passenden Tools begrenzte sich auch dadurch, dass die Daten auf dem eigenen Server liegen sollten.

Auf der Suche nach dem passenden Tool

Mit einem Kriterienkatalog machten sich die drei Azubis auf die Suche nach einer passenden Plattform. „Wir testeten verschiedene Tools von diversen Anbietern, wir haben uns dann letztendlich für einen Chat entschieden, den wir sogar kostenlos nutzen können“, erzählt Nicole Rautenhaus, Auszubildende zur Immobilienkauffrau im ersten Lehrjahr.

Was mit dem internen Firmenchat möglich ist

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wirtschaftsförderung Bremen können mit dem internen Chatprogramm direkte Nachrichten und Dateien über einem Messenger verschicken, aber auch themenspezifische Gruppen gründen. „Wenn ein Kollege eine kurzfristige Besprechung planen möchte, kann er so zum Beispiel schnell alle Teilnehmer erreichen“, erzählt Jacob. „Außerdem macht es natürlich Spaß, auch mal ganz formlos und schnell nur mit ein paar Emojis zu antworten.“
Neben Gastzugängen und einer Suchfunktion für Dateien und Nachrichten, gibt es noch die Möglichkeit via Audio- oder Videochat zu kommunizieren. „Das ist vor allem für Kollegen im Home Office oder auf einer Dienstreise von Vorteil. Zusätzlich kann das Tool eben auf dem Smartphone oder dem Tablet genutzt werden“, sagt Rautenhaus.

Weiterempfehlung des Digiscouts-Projektes

„Wir sind besonders stolz auf unsere gute fachübergreifende Teamarbeit und würden so ein Digiscouts-Projekt auch neuen Azubis empfehlen, weil wir viel gelernt haben“, sagt Jacob. „Die richtige Zeiteinteilung ist wohl mit das Wichtigste für die Umsetzung, das man berücksichtigen sollte“, ergänzt Rautenhaus.