Das Azubi-Team, bestehend aus zwei Fachinformatikern für Systemintegration und einer IT-Systemkauffrau, der KFK Büro- und KommunikationsTechnik GmbH hatte die Idee, dass hausinterne Fuhrparkmanagement zu optimieren. Die Ausgangssituation war bis dato, dass der Fuhrpark über eine Excel-Liste geregelt wurde. Das heißt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Dispatching mussten händisch die Daten, beispielsweise die zu den Fahrenden oder den Kilometerstand eintragen. Eine Buchung von Fahrzeugen war somit stets mit vorausgehenden Rücksprachen und/oder längeren Wartezeiten auf Rückmeldungen oder eine Bereitstellung des Fahrzeugs verbunden. Ziel des Azubi-Teams war es, diesen Vorgang zu vereinfachen, um die Kolleginnen und Kollegen aus dem Dispatching grundsätzlich zu entlasten, die Bereitstellung der Fahrzeuge zu beschleunigen und eine noch schnellere und flexiblere Wahrnehmung von Kundentermine zu ermöglichen.

Eine externe Lösung kam für die Azubis nicht in Frage, schließlich werden sie von einem Experten für IT-Beratungen und -Lösungen ausgebildet. Entsprechend programmierten das Azubi-Team auch eigeständig ihre „digitale Lösung“. Bevor es in die erste Praxis-Testphase ging, informierten sie alle Kolleginnen und Kollegen in einer Rundmail über die Einführung des neuen digitalen Fuhrparkmanagements. Neben ihrer eigenen Softwarelösung, stellte das Team ihren Kolleginnen und Kollegen einen Installationsguide zur Verfügung. Für die Testphase hat das Azubi-Team eigens die Firma virtuell nachgebildet (Outlook als Basis, Programmierung der Clients). Sie diente dazu, alle relevanten Fälle bei der Fahrzeugvergabe durchzuspielen und daraus Regeln und Berechtigungen für den Regelbetrieb abzuleiten, z. B. Definition einer Regel, die berücksichtigt, dass bestimmte Firmenfahrzeuge nur von Personen über 25 Jahre gefahren werden dürfen.

Widerstand gab es keinen, denn – im Gegensatz zu vielen anderen Digiscouts-Projekten – stand die Projektidee sowie die Vorstellung, über ihre Umsetzung bereits zum Zeitpunkt der Teilnahmeerklärung am Projekt Digiscouts®. Das heißt aber nicht, dass die KFK-Azubis keine Herausforderungen zu meistern hatten. Die größte Herausforderung lag in der Zeit – da im Laufe der Projektlaufzeit zufällig gleich mehrere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hatten. Ungeplant und spontan mussten so die Azubis bei Kundenterminen einspringen – die Kundschaft ist nun mal König. Nichtsdestotrotz ist das Projekt noch rechtzeitig zur Abschlussveranstaltung fertig geworden. Besonders erfreulich ist die Tatsache, dass mittlerweile auch geplant ist, das digitale Fuhrparkmanagement der Azubis auch an Kundinnen und Kunden zu vermarkten. Das Marktpotential wird bei vor allem bei Kleinunternehmen gesehen, die eine Firmenwagenflotte von bis zu 20 Fahrzeugen haben.  

Die Digiscouts haben das Projekt komplett eigenständig geplant und umgesetzt. Durch die eigenverantwortliche Umsetzung haben die Azubis sehr viel dazugelernt. Neben den Erfahrungen im Projektmanagement haben sich die Beteiligten auch weitere Fachkompetenzen angeeignet. Man merkt, dass das Team auf seine Leistung – berechtigterweise – stolz ist und Spaß hat es ihnen auch gemacht“, fassen Silja Weissmüller und Christoph Esser von saaris zusammen.