In neuer Form Digitalisierung angehen

Schon das erste gemeinsame Arbeitstreffen der drei Industriekaufleute im ersten und zweiten Lehrjahr zeigte, dass es ihnen an Ideen nicht mangelte: Elf Ideen standen im Nu auf dem Papier, darunter auch die eines Urlaubsscheins auf Knopfdruck.

Damit beauftrage die Geschäftsführung der Jäckering Mühlen- und Nährmittelwerke GmbH die Digiscouts. Sie sollten den Verwaltungsprozess zum Urlaubsantrag analysieren und einen im Intranet abrufbaren digitalen Urlaubsschein entwickeln und implementieren.  

"Dieses Betriebsprojekt ist losgelöst von anderen derzeit im Unternehmen anstehenden Digitalisierungsthemen. Es entspricht dem Wissensstand der Azubis und ist in sechs Monaten umsetzbar. Mit diesem Projekt können wir eine neue hierarchieübergreifende Zusammenarbeit erproben.", so die Ausbilderin Maren Wagenzink.

In Gesprächen mit der Personalabteilung ließen sich die Azubis den Verwaltungsprozess genau erläutern. Wer ist zeichnungsberechtigt und warum? Wie und wo werden die Urlaubsdaten gepflegt? Wie viele Urlaubstage, Sondertage usw. stehen den Einzelnen zu? Wer ist Auskunftsberechtigt, wenn ein Antragsteller den aktuellen Stand seines Antrages erfahren will?

Von den Kollegen der  IT-Abteilung ließen sie sich das Intranet erklären und diskutierten Möglichkeiten in welcher Form ein Urlaubsantrag dort bereitgestellt werden kann.

Heute steht der Urlaubsantrag online als beschreibbares PDF im Intranet abrufbereit. Doch in Zukunft wird er über ein Zeitwirtschaftsprogramm möglich sein. Mit ihrer Prozessanalyse leisteten die Digiscouts hierfür die notwendige Vorarbeit.

"Wir haben den Fokus auf das eigenverantwortliche Arbeiten der Azubis gesetzt und sind sehr beeindruckt von ihrer Leistung. Ihr Wissen können sie in kommenden Digitalisierungsprozessen im Unternehmen einsetzen.", resümiert Maren Wagenzink.