Einsatz ordentlich geplant – mit einer App für die Personaleinsatzplanung

Veröffentlicht: 20.12.2019

Zusammenfassung: Bereits in ihrem Praktikum kam der Auszubildenden Yssra Chahine eines Berliner Personaldienstleisters die Idee, den Arbeitsplanungsprozess zu digitalisieren. Die Teilnahme bei den Digiscouts eignete sich perfekt, um das Vorhaben umzusetzen.

Gemeinsam mit einem Kollegen aus der IT entwickelte die Auszubildende Yssra Chahine der K&K Industriebau und Personalbetreuungs GmbH, im Rahmen der Digiscouts®, eine App für die Personaleinsatzplanung. Im Interview erzählt die angehende Personalkauffrau, welche Schritte nötig waren, um das aufwendige Projekt umzusetzen.

Was genau verbirgt sich hinter eurer App für Personaleinsatzplanung?

Wir haben eine Personal-App entwickelt, um die Arbeitsprozesse zu verkürzen. Mit dieser Software-Schnittstelle, auf Basis von Android- & iOS, können wir Mitarbeitereinsätze planen, bereits geleistete Arbeitsstunden einsehen und über ein Kontaktformular besondere Anliegen wie Urlaubsanträge, Ausfälle durch Krankheit oder Sonstiges an die Disponenten übermitteln.

Wie sah der Arbeitsalltag bei K&K ohne App aus?

Unsere Mitarbeiter wurden per E-Mail, SMS oder Zettel über ihre Arbeitseinsätze informiert. Es kam durchaus vor, dass E-Mails bzw. SMS aber nicht ankamen.
Bei einigen Kunden mussten unsere Mitarbeiter Stundenzettel ausfüllen, unterschreiben lassen und anschließend in unser Büro bringen, um die Stunden ins System zu übertragen – für die Buchhaltung oft ein langer Warteprozess.
Fiel ein Mitarbeiter beispielsweise durch Krankheit aus, rief der Mitarbeiter im Büro an oder schickte eine E-Mail an die Personalabteilung. Auch hier kam es vor, dass der kurzfristige Ausfall für Probleme sorgte und nicht immer schnell ein Ersatz gefunden werden konnte.
Und zuletzt kam noch hinzu, dass Wünsche, Probleme oder Anregungen der Mitarbeiter nicht beim richtigen Ansprechpartner landeten oder überhaupt nicht angesprochen werde konnten.

Wie habt ihr es geschafft, all das bei eurer Planung und Umsetzung für das Projekt zu berücksichtigen?

Wir, also mein Kollege David Izaguirre, der die App programmiert hat, und ich, haben vor Projektbeginn ein Pflichtenheft mit Muss- und Wunsch-Kriterien ausgearbeitet.
Muss-Kritierien waren beispielsweise, dass jeder Mitarbeiter seinen Wocheneinsatzplan und die bisher geleisteten Stunden einsehen, die Arbeitsstunden vom Mitarbeiter eingetragen und durch den Kunden quittiert werden konnte. Zudem wollten wir die Kommunikation zwischen dem Büro und dem Mitarbeiter verbessern (Urlaubswunsch stellen, Krankmeldung, Wünsche etc.). Neuigkeiten aus dem Unternehmen sollten auf der Startseite der App erscheinen. Benachrichtigungen über Änderungen im Dienstplan oder Neuigkeiten im Unternehmen sollen per Push-Nachricht an die App gesendet werden. Bei der Planung berücksichtigten wir zudem die unterschiedlichen Handy-Plattformen von Andriod & iOS. Außerdem sollte der Datenschutz an oberster Stelle stehen, in dem wir einen passwortgeschützten Bereich durch Benutzerauthentifizierung erstellten.
Auf unserer Wunschliste stand außerdem, dass wir die App den Mitarbeitern in mehreren Sprachen zur Verfügung stellen wollten. Anfangs zunächst auf Deutsch und Englisch. Zusätzlich fanden wir es gut, wenn wir Animationen im Programm für die Benutzerführung einbinden könnten.

Das klingt nach einer Menge Arbeit. Wie habt ihr das als Team gemeistert?

Von Anfang bis Ende gab es so eine große Dynamik im Team, dass es mir sehr viel Freude bereitet hat, als Projektleitung mitgewirkt zu haben. Es gab nichts, was wir im Nachhinein anders machen würden.

Was hat euch bei der Umsetzung des Projektes besonders Spaß gemacht?

Es war ein schönes Gefühl, als wir unsere Zwischenschritte der App unseren Kollegen präsentierten – die haben ordentlich gestaunt. Ebenso viel Freude hatten wir, als wir die Effekte und Animationen getestet haben. Besonders stolz bin ich auf den Mehrwert des Projektes, für unsere Mitarbeiter ein sehr hilfreiches Tool entwickelt zu haben, um die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern. 

Seid ihr auf Probleme oder Hindernisse gestoßen?

Ein paar kleine Anlaufprobleme gab es nur in der Programmierung.

Was würdest du anderen Digiscouts® mit auf den Weg geben?

Wichtig ist, dass man sich genaue Gedanken über sein Projekt machen sollte. Dazu gehört, dass man alle wichtigen Meilensteine des Projektes von Anfang genau plant, um die Zielvorgaben während der Projektdurchführung nicht aus den Augen zu verlieren.

Vielen Dank für das Interview.