Die IHK für München und Oberbayern war im Projekt Digiscouts®, sowohl regionaler Partner als auch teilnehmendes Ausbildungsunternehmen – mit dem Ziel als Vorbild für Digitalisierungsprojekte voranzugehen. „Man muss solche Projekte selbst ausprobieren, um zu sehen, ob das Ganze auch funktioniert“, so Armin Barbalata, CDO und Mitglied der Hauptgeschäftsführung der IHK für München und Oberbayern.

Im Interview mit den IHK-Digiscouts Tobias Geier, Viktoriia Shuliak und Paul Moser – alle drei Auszubildende für Büromanagement – sowie ihrer Betreuerin Corinna Bruder, Digitalisierungsexpertin, haben wir über das Projekt „digitaler Raumkatalog“ gesprochen.

Ideensuche und Digitalisierungspotential

Die erste Herausforderung war herauszufinden, was die Kolleginnen und Kollegen brauchen. Um das festzustellen, verschickten die Azubis E-Mails und fragten alle Ausbildungsbeauftragten nach ihren Meinungen bzw. nach ihren Wünschen. Gleichzeitig nahm das Azubi-Team Kontakt mit den Bereichsleitern auf und stellte ihnen das Projekt Digiscouts® vor. Nachdem das Team alle Rückmeldungen erhielt, blickten sie prüfend und detailliert auf jede einzelne Idee. Einige mussten sie verwerfen, da sie entweder zu kompliziert und damit spezifische Fachkenntnisse in bestimmten Themen voraussetzten, zeitlich zu umfangreich waren oder die internen Voraussetzungen noch fehlten. Nach einigen Gesprächen ergaben sich zwei Favoriten und das Team entschied sich für die Idee eines digitalen 360 Grad Raumkatalogs, erzählt Azubi Tobias.

Die Idee und Ziele hinter dem Projekt „Digitaler Raumkatalog“

Das Augenmerk im Projekt des Azubi-Teams lag vor allem auf der Erweiterung des bereits bestehenden Veranstaltungsraumkataloges, durch die Integration von 360 Grad Bilder. Vor dem Projekt existierte bereits ein Katalog, aber nur im PDF-Format, erklärt Viktoriia. „Dieser wurde den Interessenten per Mail zur Verfügung gestellt. Dadurch ergab sich zwischen dem Veranstaltungsmanagement und dem Kunden eine aufwendige und komplizierte Kommunikation. Zudem waren Besichtigungen der Veranstaltungsräume früher nur vor Ort möglich. Die derzeitige Situation (aufgrund von Corona) verdeutlichte den umständlichen Charakter des Buchungsvorgangs.“ erläutert Viktoriia. 

Ziel des Projektes war, das Online-Angebot für Interessenten auszubauen und somit mehr Informationen bereitzustellen und gleichzeitig den Buchungsvorgang der Veranstaltungsräume für – Interessenten und Mitarbeitende – zu vereinfachen. Die Bereitstellung des Raumkataloges wird zukünftig digital und mit der Ergänzung durch 360 Grad Bilder erfolgen.

Die Projektorganisation – in einer Krisenzeit 

Das Interesse der Geschäftsführung freute uns sehr und zeigte klar, dass der Nutzen des Projekts erkannt und unsere Arbeit wertgeschätzt wurde. (…) Durch unser Projekt haben wir uns innerhalb des Hauses den Ruf von Experten in diesem Bereich erarbeitet und gelten jetzt intern als erste Ansprechpartner zu diesem Sachverhalt, so das Azubi-Team.

Nach dem ersten Treffen im Rahmen des Azubiprojektes wurde ein Projektleiter ausgewählt. „Das ging bei uns problemlos – wir wussten, dass wir alle Entscheidungen, trotz dieser ‚Hierarchie‘, zusammen treffen werden“, erzählt Paul. „Einzelne Aufgaben wurden im Team verteilt und bei Unstimmigkeiten wurde gemeinsam ein Kompromiss gefunden. Die Geschäftsführung stand von Anfang an hinter dem Projekt Digiscouts® und später auch hinter der Projektidee. So hatten wir die Gelegenheit, die Digiscouts® als Azubiprojekt in der wöchentlichen Bereichsleiterrunde vorzustellen, wo es auf reges Interesse gestoßen ist.“

Kurz nachdem die finale Entscheidung für die Projektidee eines digitalen Raumkatalogs gefallen war, begann die Covid Pandemie und der interne Fokus der IHK verlagerte sich plötzlich – aber zugleich auch verständlich, so Paul. „Das Ausmaß von Covid-19 konnten wir vor allem durch die verschärften Kontaktbeschränkungen und im Zeitmanagement spüren. Was uns gleichzeitig wohl vor unsere größte Herausforderung stellte.“

Dem konnte das Azubi-Team allerdings durch Telefonkonferenzen und genauer Planung sowie effizienter Arbeitsweisen entgegenwirken. Trotz dieser plötzlichen Herausforderung wurde von Seiten der Geschäftsführung sich für das Azubi-Projekt Zeit genommen, diesem zugestimmt und sogar noch eigene ergänzende Vorschläge gemacht, betont Paul. „Das Interesse der Geschäftsführung freute uns sehr und zeigte uns klar, dass der Nutzen des Projekts erkannt und unsere Arbeit wertgeschätzt wurde.“ Die ursprüngliche Idee externe Dienstleister in das Azubi-Projekt miteinzubeziehen, erschwerte sich aufgrund dieser besonderen Lage, weshalb das Azubi-Team umplanen musste. Im Umkehrschluss stellte sich dies sogar als Vorteil für die Azubis heraus, da sie die Gelegenheit erhielten, sich intensiver in das Projekt einzubringen, so Paul. „Durch unser Projekt haben wir uns innerhalb des Hauses den Ruf von Experten in diesem Bereich erarbeitet und gelten jetzt intern als erste Ansprechpartner zu diesem Sachverhalt.“

Fazit

Der frische Wind – durch teils kritische Impulse von unseren Azubis, die uns sehr willkommen waren – waren ein sehr hilfreiches Element, unsere ‎Organisation weiter zu bringen! Nicht nur digital, sondern grundsätzlich! Sie haben einfach einen anderen Blickwinkel auf die Prozesse im Unternehmen und das ist auch gut so…

… resümiert Corinna Bruder im Interview. Ihre Azubis hatten viele Digitalisierungsideen und haben offen über diese gesprochen. Dadurch haben sie neue Perspektiven aufgezeigt, vor allem aber auch gute Impulse für Digitalisierungsmöglichkeiten gegeben. Mit dem Projekt eines digitalen Raumkatalogs ist es ihren Azubis gelungen, die Veranstaltungsräume online noch ansprechender zu präsentieren. „Das ist für uns insofern bedeutsam, da wir diese Räume auch als ‎eine wichtige Begegnungsstätte für die regionale Wirtschaft ansehen“, betont Corinna Bruder. Durch das eigene Digiscouts®-Projekt haben die Azubis dazu beigetragen, das eigene Angebote – und damit auch die IHK für München und Oberbayern – ‎digitaler zu präsentieren.