Digital Urlaub geplant: schnell und auf dem direkten Weg

Veröffentlicht: 18.12.2019

Zusammenfassung: Was, wenn schon fast alles im Unternehmen digitalisiert ist? Das fragten sich auch die Azubis eines Logistikunternehmens zu Beginn des Digiscouts®-Projektes. Doch dann wurde allen schnell klar: die Urlaubanträge sind noch in Papierform.

Getreu dem Motto: „Es wär so einfach, wenn es so einfach wäre“ überlegte das fünfköpfige Azubi-Team der ets Transport & Logistics GmbH nicht lange, als sie nach Digitalisierungspotenzial im Unternehmen suchten. „Bei uns ist schon sehr viel digitalisiert, und trotzdem haben wir noch etwas gefunden, das wir Azubis innerhalb des Digiscouts®-Projektes umsetzen konnten“, sagt Pascal Dopmann,  Auszubildender zum Kaufmann für Spedition und Logistikleistung.

Früher war alles anders: Mit dem Zettel den Urlaubsantrag stellen

„Vor wenigen Wochen noch mussten wir Urlaubsanträge mit einem Zettel beantragen, dieser musste von drei Beteiligten unterzeichnet und dann im Ordner abgelegt werden“, sagt Dopmann. „Durch diesen Prozess haben wir sehr viel Papier verbraucht, es gab keine Sicherungskopien der Anträge und für Statistiken mussten die Sachbearbeiter alles manuell nachrechnen“, ergänzt die Auszubildende Stina-Sophie Behrens.

Überlegungen vor dem Projektstart

In einem Meeting legten die Azubis die Kriterien für den künftigen digitalen Urlaubsplaner fest: Es sollte allen Beteiligten die Arbeit erleichtern und Zeit ersparen, Papier reduzieren, übersichtlich und transparent sein, Urlaubtage sollten jeder Zeit einsehbar und Zwischenstatistiken, z. B. über Fehltage schnell abrufbar sein.

Schwere Entscheidung: Welches digitale Tool für Urlaubsplanungen?

„Gemeinsam haben wir ausgearbeitet, welche Arbeit im Prozess der Urlaubsplanung zeitaufwendig und kostenintensiv ist und wo einiges an Papier verbraucht wird. Das Ergebnis haben wir der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern vorgetragen“, erzählt Dopmann. Nachdem die anfallenden Kosten und die Vorgehensweise der Projektumsetzung mit den Abteilungsleitern besprochen wurden, suchten die Azubis nach einem passenden Programm, dass die Urlaubsplanung digitalisiert. Anschließend prüften die Digiscouts®  das Programm in einer Testphase.

Viel zu tun im Digiscouts®-Projekt

Längst war damit aber die Arbeit im Digiscouts®-Projekt nicht zu Ende. „Vor allem die Datenbankpflege war sehr intensiv und hat uns viel Zeit gekostet – schließlich mussten alle Daten der Mitarbeiter händisch in das neue digitale System übertragen werden“, sagt Behrens. Nebenbei mussten noch Komplikationen im Tool behoben, Administratorenrechte an die Abteilungsleiter vergeben und abschließend alle Mitarbeiter geschult werden.

Im Team geht alles schneller

„Wir haben das alles in dieser kurzen Zeit umsetzen können, weil wir uns jede Woche mindestens einmal getroffen haben. Darüber hinaus hat uns unsere Geschäftsführung vertraut und freie Hand gelassen“, erzählt Dopmann. „Es war wirklich ein schönes Gefühl für uns, dass wir als Auszubildende so viel Unterstützung und Wertschätzung von allen Seiten bekommen haben“, ergänzt Behrens.