Noch vor wenigen Wochen hat die MundingDrifthaus Steuerberatungsgesellschaft mbH Steuerbescheide für ihre Mandanten per Post erhalten, die dann von einem Mitarbeiter überprüft, manuell ins System eingepflegt und anschließend eingescannt und abgelegt wurden. Im letzten Schritt musste noch ein Anschreiben für die Mandanten aufgesetzt und per Post an sie versendet werden. Diesen Prozess haben Daniel Krusic und Kevin Leinweber, beide Azubis zum Steuerfachangestellten, mit einer Softwarelösung digitalisiert.

Steuerbescheide digitalisieren, klingt einfach und doch komplex. Was steckt eigentlich hinter dem ganzen Prozess?

Über das Software-Programm werden alle Steuerbescheide jeden Morgen automatisch vom Finanzamt übermittelt. Nachdem auch der physische Steuerbescheid in unsere Kanzlei (meist ein bis zwei Tage später) angekommen ist, wird dieser dann in unser Post-, Fristen- und Bescheidebuch eingetragen und an unsere Mandantenmanager übergeben. Diese prüfen den Bescheid auf seine Richtigkeit und ob dieser mit unserer Erklärung übereinstimmt. Stimmt der Bescheid nicht mit unserer Erklärung überein, so wird dieser mit einem Einspruch zurück ans Finanzamt versendet. Falls der Bescheid in Ordnung ist, geht er zurück ans Sekretariat. Dort wird dann automatisch aus den digitalen Daten des Steuerbescheides und des Mandanten ein Anschreiben verfasst. Der Brief wird dann noch von unserem Chef Korrektur gelesen, bei Fehlern manuell geändert und dann an unseren Mandanten versendet – gemeinsam mit dem physischen Steuerbescheid.

Welche(n) Vorteile bzw. Nutzen hat eure Kanzlei letztendlich von der Digitalisierung der Steuerbescheide?

Durch die Digitalisierung der Steuerbescheide ersparen wir uns die Zeit bei der Eintragung und Überprüfung der Steuerbescheide. Auch die Fehlerquote sinkt rapide. Denn durch die automatische Übernahme der Daten, muss man die Daten der Mandanten nicht mehr manuell eintragen und verhindert dadurch Lesefehler. Auch die Auswertung der Steuerbescheide wird für unsere Mandantenmanager erleichtert. Die Steuererklärung und der Steuerbescheid können direkt nebeneinandergestellt werden. Dadurch wird die Differenz (falls eine vorhanden ist) angezeigt und man findet sofort den jeweiligen Unterschied. Durch die automatische Erstellung der Anschreiben für die Mandanten wird ebenfalls die Fehlerquote rapide gesenkt, da sich das System die Daten einfach aus unserer Datenbank zieht.

Hat die Digitalisierung der Steuerbescheide auch Auswirkungen auf eure Aufgaben in der Ausbildung?

Ja, auf jeden Fall. Für uns Azubis ist es ein enormer Zeitgewinn, da sich anstatt vier Azubis jetzt nur noch einer um die Anschreiben kümmern muss. Durch die ganze Digitalisierung der Steuerbescheide wird auch unser Papierverbrauch gesenkt. Denn durch die automatische Erstellung müssen wir unsere Chefs die Anschreiben nicht nochmal zu Korrektur vorlegen – die können sie sofort selbst unterschreiben.

Gibt es darüber hinaus noch etwas, wodurch ihr als Azubis durch die Teilnahme am Digiscouts-Projekt profitiert?

Wir haben unser Standing vor den Kollegen ausgebaut, vor allem bei der Geschäftsführung. Das macht uns sehr stolz. Nebenbei haben wir auch noch Kompetenzen erworben, wie beispielsweise im Bereich Problemlösefähigkeit oder der Umgang mit neuen Anwendungsprogrammen. 

Darüber hinaus haben wir durch den Umgang mit dem Projektmanagementtool Active Collab festgestellt, dass wir das auch in unseren Alltag integrieren und übertragen können. Die terminierten Aufgaben und Meilensteine helfen den Überblick zu bewahren und setzen einen in gewisser Weise auch unter Zeitdruck – natürlich im positiven Sinne.

Schön ist natürlich auch, dass wir mit allen Mitarbeitern auf einer Ebene zusammenarbeiten konnten und unser Ausbilder uns die ganze Projektphase über den Rücken freigehalten hat.