Azubis werden zu Experten!

Die Umstellung von analoger auf digitale Dokumentenarchivierung.

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Veröffentlicht: 11.05.2020

Zusammenfassung: Zwei Azubis kommen auf die Idee den Archivierungsprozess von Dokumenten zu digitalisieren. Das Ergebnis: enorme Kosten- und Zeitersparnis, ressourcenschonend, mitarbeiterorientiert und ein Schritt weiter im digitalen Fortschritt.

Einen Beitrag zum nachhaltigen Umgang mit Ressourcen zu leisten, das war der Leitgedanke im Digiscouts-Projekt der Proline Systems GmbH, ein Hersteller von Fliesen- und Bodenprofilen sowie Terrassensystemen. Die Projektidee der beiden Azubis zu Groß- und Außenhandelskaufleuten war, die vollständige Umstellung des Archivierungsprozesses aller Dokumente, also von analog auf digital. Mithilfe einer digitalen Archivierungssoftware wird die Aufbewahrung in Papierform von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen usw. nicht mehr notwendig sein. Das ist ressourcenorientiert und effizient: Denn so lassen sich Kosten für Lager, Papier und Druckertinte sparen, gleichzeitig wird die Suchzeit nach bestimmen Dokumenten verkürzt.  

Durch eine Mitarbeiterbefragung zur Projektidee

Auf diese Idee kamen die beiden Azubis durch eine Mitarbeiterbefragung. In einer Präsentation stellten sie diese der Geschäftsleitung, der IT-Abteilung und ihrem Ausbildungsleiter, Herrn Peter Frech, vor. Das „Go“ für die Projektumsetzung gab es direkt im Anschluss. So konnten die Azubis zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Die Projektidee vorstellen und danach gleich noch alle wichtigen offenen Fragen zur Umsetzung stellen sowie Deadlines abklären. Die Aufgaben- und Rollenverteilung waren somit schnell geklärt und der Meilensteinplan fix geschrieben.

Schritt für Schritt zum Projekterfolg

Als erstes galt es die passende Softwarelösung für das Vorhaben zu finden. Es musste sowohl mit dem eigenen Betriebssystem kompatibel sein, als auch entsprechende Richtlinien, hinsichtlich des Datenschutzes und der Archivierungsanforderungen, erfüllen. Nachdem die Wahl getroffen war, musste noch das Finanzielle geklärt werden. Wenige Tage später lag die Freigabe seitens der Geschäftsleitung bei den Azubis auf dem Tisch. Nun stand der tatsächlichen Projektumsetzung nichts mehr im Wege. Die beiden Azubis absolvierten eine Einführung in die Software und richteten diese gemeinsam mit ihrem Ausbilder und der IT-Abteilung ein. In Folge dessen erstellten die beiden angehenden Kaufleute zwei Konzepte zur Implementierung und Schulung zusammen. Bevor jedoch beide Konzepte offiziell verabschiedet werden konnten, musste noch ein Testlauf her. Wenige Überarbeitungen später wurden beide Konzepte offiziell verabschiedet und damit auch das zweiköpfige Azubi-Team zu Experten für den digitalen Archivierungsprozess erklärt. Auf der regionalen Abschlussveranstaltung stellten die beiden ihre Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Testlauf vor. Mittlerweile haben fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die Software und können die Dokumente vollständig digital verwalten.