Arbeitszeiten digital erfassen
Manchmal greifen Digiscouts eine Idee auf, die schon länger im Unternehmen existiert, für deren Umsetzung sich bislang aber keiner Zeit nehmen konnte. So war es auch bei der WFL Wirtschaftsförderung Lörrach GmbH. Die Arbeitszeiten per Chip bzw. per App zu erfassen, würde dem Team einige Zeit ersparen und eine medienbruchfreie Dokumentation ermöglichen. Rechtlich war die WFL zwar auf der „sicheren“ Seite, was das Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Arbeitszeiterfassung vom Mai 2019 betraf, aber das neue System bietet erhebliche Vorteile ,wie den Workflow für die Genehmigung von Urlaub, eine App zur externen Buchung bei Außenterminen, die sichere Einhaltung der maximalen Tagesarbeitszeit und der Pausenregelungen, welche durch den Restpausenabzug im System automatisiert werden können. Auch die Berücksichtigung der DSGVO spielte bei der Auswahl eine große Rolle, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Melisa, Auszubildende zur Kauffrau für Büromanagement nahm sich des Themas an, nachdem ihre Gespräche mit der Geschäftsführung und den Kolleginnen und Kollegen bestätigten, dass auch sie sich dadurch einen Mehrwert versprechen.
Zunächst einmal informierte sich Melisa im Internet über die auf dem Markt verfügbaren Systeme. Auch Unternehmen aus dem Innocel Innovations-Center Lörrach, in dem auch die WFL ihren Sitz hat, gaben ihr gerne Auskunft über ihre Vorgehensweise bei der Zeiterfassung. Während ihrer Praxisphase im Rathaus informierte sich Melisa bei der EDV-Abteilung über technische und organisatorische Fragen. So entwickelte sich ein Bild davon, wie das System aussehen könnte. Auf dieser Basis erstellte sie ein Pflichtenheft.
Ein passendes Tool zu finden, ist das eine, die Zuständigkeiten und Berechtigungen zu klären das andere. Wie ist das mit dem Datenschutz? Wer darf sehen, was im System eingegeben wurde? Wer kontrolliert und korrigiert bei Bedarf? Wie trägt man Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheitszeiten ein? Wo soll das Terminal angebracht werden, und wie sieht die Datenverbindung aus? Auch diese Fragen konnte Melisa klären. Weil es so viele verschiedene Aspekte zu berücksichtigen gab, die Ausbildung weiterlief und der Termin für die Abschlusspräsentation ihres Projekts anstand, nutzte sie sehr intensiv das Tool Active Collab. Sie legte ihren Projektplan Schritt für Schritt an. Beim Abarbeiten und Abhaken der Aufgaben plante sie die nächsten Schritte ein und notierte neue Aufgaben, welche sie mit einem Termin versah. So kam sie zügig voran.
Da alle Fragen bzgl. der Arbeitszeit mitbestimmungspflichtig sind, musste sich Melisa die Zustimmung des Personalrates der Stadt Lörrach einholen, bei der alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der WFL angestellt sind. Die Einbindung des Personalrates und des Datenschutzbeauftragten erforderte Zeit. Doch als die Freigabe des Personalrates vorlag, konnte rasch der Auftrag an den Dienstleister erteilt werden. Inzwischen läuft die Implementierung der digitalen Zeiterfassung zur Freude aller 15 Mitarbeiter bei der Wirtschaftsförderung.