Drei Ordner in Papierform für Planung, Inhalte, Berichtshefte sowie Persönliches für die Ausbildung – und alles musste bei einem Abteilungswechsel immer mitgenommen werden: die Auszubildende Melina Sander des familiengeführten Pharmaunternehmens meta Fackler GmbH hat das Projekt Digiscouts® zum Anlass genommen, das Papier und die Ordner endlich abzuschaffen und alles an einem Platz digital abzulegen und zu verwalten. Die angehende Industriekauffrau im zweiten Lehrjahr hat nach ausführlicher Recherche eine Plattform gefunden, die sowohl Ausbildern, Bereichsleitern als auch Azubis den gesamten Ausbildungsablauf im Unternehmen erleichtert. 

So war der Ausbildungsablauf vor dem Digiscouts®-Projekt

Bei meta Fackler bekamen die Bereichsleiter Ordner mit vorgegebenen Ausbildungsinhalten, die auch abzuzeichnen waren, nachdem der Azubi die Abteilung durchlaufen hatte. „Bedingt durch häufige Personalwechsel war das nicht mehr gegeben. Dadurch war es schwer zu überprüfen, ob alle relevanten Inhalte vermittelt wurden“, sagt Ilka Pestner, Ausbilderin bei Meta Fackler. 
Ein weiteres Problem: Für die Messung des Lernerfolges in der Berufsschule dienten in dem Pharmaunternehmen nur die Zeugnisse und ein bzw. zwei Mal im Jahr ein Ausbildersprechtag. Weiterhin stellte die Auszubildende bei Projektbeginn fest, dass alle Beteiligten zusätzlich Lerninhalte in Büchern nachschlugen. „Außerdem standen die Ausbildungspläne und Inhalte in jeder Abteilung nur in Papierform zur Verfügung; Berichtshefte wurden oft mehrmals aufgrund von Textkorrekturen ausgedruckt. Dadurch verbrauchten wir viel Papier“, erzählt Sander. 

Gute Planung ist die halbe Miete

„Da ich auf mich selbst gestellt war und keine weiteren Teammitglieder hatte, habe ich mit einem Projektmanagementtool meine Termine und Meilensteine gesetzt“, sagt Sander. „Das war für den reibungslosen Ablauf des Projektes sehr wichtig, nur so konnte ich auch die Plattform mit den Inhalten rechtzeitig fertigstellen.“

Von nichts kommt nichts: eine ganze Liste mit To-Do´s

Nach einigen Testdurchläufen entschied sich die Auszubildende für die Azubiplattform „Azubi-Navigator – doch damit fing die eigentliche Arbeit erst an. Über mehrere Wochen hinweg pflegte Sander Ablaufpläne in den Azubinavigator ein, digitalisierte Berichtshefte, aktualisierte  Ausbildungsinhalte, erstellte Feedbackbögen und schulte Bereichsleiter und Azubis. „Nach der Schulung der Bereichsleiter wurde allen Beteiligten klar, dass mit dem neuen Tool zusätzliche Arbeit einhergeht. Die Vorlagen für die Feedbackbögen für die Azubis, die der Azubi-Navigator bereitstellte, mussten wir beispielsweise nochmal anpassen“, sagt Sander.

Neues Ausbildungsjahr, neues Digitalisierungsprojekt

„Ich freue mich, dass mein Projekt so gut gelaufen ist, und es jetzt im Unternehmen wie geplant umgesetzt wurde“, resümiert Sander. „Wir wollen mit den nächsten Azubis weiter Digitalisierungsprojekte umsetzen. Allerdings dann in Teams, die sich dann gegenseitig besser unterstützen und untereinander beraten können“, ergänzt die Ausbilderin Pestner.